Opas tehokkaaseen viestintään työpaikalla
Tehokas viestintä on välttämätöntä riippumatta siitä, missä olet tai kenen kanssa puhut.
Työpaikalla viestintätaidot ovat kuitenkin ehkä se henkilökohtainen piirre, joka voi määrittää urasi menestyksen. Itse asiassa tehokkaan viestinnän puute voi häiritä muita tekijöitä, kuten tehokkuutta, tavoitteita sekä yrityksen moraalia.
Termiä ”hyvät kommunikaatiotaidot” on käytetty niin liikaa, että ihmiset ovat epävarmoja sen merkityksestä. Hyvät kommunikaatiotaidot osoittavat kykyä ymmärtää ohjeita ja välittää tietoa yksinkertaisella, mutta yksiselitteisellä tavalla. Se on yksi alkeellisimmista mutta välttämättömimmistä taidoista. Itse asiassa kommunikaatiotaidot ovat yksi ensimmäisistä asioista, jotka haastattelijat arvioivat ehdokkaassa.
Tehokkaan viestinnän elementit
Usein ihmiset unohtavat, että hyvät kommunikaatiotaidot ovat muutakin kuin ”kykyä puhua hyvin”. Toki kielitaito on välttämätöntä tehokkaan kommunikoinnin kannalta. Mutta tehokkaassa viestinnässä on monia muita elementtejä.
Aktiivinen kuuntelu
Viestintä on kaksisuuntainen tie. Tästä syystä kuunteleminen on yhtä tärkeää, ellei enemmänkin, kuin puhuminen. Työpaikalla sinun on kuunneltava edessäsi olevaa henkilöä ymmärtääksesi hänen ajatusprosessinsa. Ilman aktiivista kuuntelua saatat sanoa jotain, joka ei kuulu aiheeseen, mikä johtaa väärinymmärrykseen. Yksi parhaista tavoista harjoitella aktiivista kuuntelua on esittää kysymyksiä. Voit myös muotoilla sen, mitä he ovat sanoneet, ja toistaa sen heille. Tämä vakuuttaa toiselle henkilölle, että olet ymmärtänyt, mitä hän yritti viestiä.
Kärsivällisyyttä
Kohtaat työpaikallasi monenlaisia ihmisiä. Keskustelun aikana voi olla turhauttavaa ja musertavaa, kun näyttää siltä, että et saa käsitystäsi perille. Siksi on tärkeää harjoitella kärsivällisyyttä paitsi muiden, myös itsesi kanssa. Et voi odottaa kaikkien tapaamasi ymmärtävän sinua heti ensimmäisellä kerralla. Ota aikaa ja anna heidän ymmärtää. Tämä on erityisen tärkeää, jos olet johtoasemassa, kuten esimies tai tiiminvetäjä. Sinun on oltava kärsivällinen tiimisi kanssa, jotta he tuntevat olonsa varmaksi ja voivat kommunikoida kanssasi avoimemmin. Avoin kommunikointi on välttämätöntä ryhmätyössä.
Selkeys ja yhteenkuuluvuus
Ennen kuin aloitat keskustelun työpaikallasi, varmista, että sen takana on tarkoitus. Pidä muistissa päässäsi, mitä yrität saavuttaa tällä viestinnällä. Luo ääriviivat pisteistä, jotka haluat toimittaa. Koska yhtä tärkeää kuin on lähettää oikea viesti perille, on myös tärkeää tehdä se selkeästi ja yhtenäisesti. Selvyyden puute johtaa vain sekaannukseen ja virheisiin, mikä johtaa viime kädessä viivästyksiin ja huonoon päätöksentekoon. Riippumatta siitä, puhutko kollegan, vanhemman tai alaisen kanssa, muista pitää keskustelu selkeänä ja ytimekkäänä. Selkeys johtaa siihen, että asiat tehdään ajallaan.
Empatia
Työskentely osana tiimiä tarkoittaa, että sinun tulee olla avoin myös muiden ihmisten ideoille. Joten riippumatta siitä, oletko samaa mieltä heidän kanssaan vai et, sinun on löydettävä se itsestäsi ollaksesi avoin heidän ideoilleen ja mielipiteilleen. Vaikka olisit eri mieltä jonkun kanssa, sinun on kunnioitettava hänen mielipidettään. Kyllä, se on helpommin sanottu kuin tehty. Mutta sinun täytyy tuntea empatiaa henkilöä kohtaan, asettaa itsesi hänen asemaansa ymmärtääksesi, miksi hän on saattanut toimia tietyllä tavalla. Lisäksi voit aina esittää kysymyksiä ymmärtääksesi heidän tilanteensa paremmin.
Positiivinen asenne
Meillä kaikilla on huonoja päiviä tai päiviä, jolloin tunnemme olevansa huonossa säässä. Vaikka on hyvä antaa itsellesi aikaa palata vauhtiin, älä kanna sitä energiaa työhön. Älä anna sen vaikuttaa tapaan, jolla kohtelet ihmisiä töissä. Yritä säilyttää positiivinen asenne työssäsi riippumatta siitä, mitä henkilökohtaisessa elämässäsi tapahtuu. Toisaalta, jos sinulla on ongelmia ihmisten kanssa töissä, puhu siitä! Ota yhteyttä näihin ihmisiin ja keksi tapa päästä sen ohi ja voittaa ongelmasi. Mitä tahansa teetkin, muista vain käsitellä tilannetta. Koska jos päätät tukahduttaa sen, haasteesi vain kasvavat niin, että ne rasittavat sinua ja pahentavat tilannetta.
Äänensävy
Äänen sävy on tärkeä elementti viestintäprosessissa. Se voi määrittää koko keskustelun tunnelman. Jos esimerkiksi aloitat keskustelun ärtyneellä tai aggressiivisella tavalla, on erittäin todennäköistä, että keskustelemasi henkilö vastaa samalla tavalla. Äänen sävy sisältää sisältämäsi tunteet sekä käyttämäsi äänenvoimakkuuden. Yhdellä lauseella voi olla useita merkityksiä sävystäsi sekä korostettavaksi valitsemistasi sanoista riippuen. Lisäksi äänensävy ei sovellu vain keskusteluihin kollegoiden kanssa, vaan myös asiakaskohtaisiin töihin. Varsinkin jos et halua pahentaa tilanteita jo raivostuneen asiakkaan kanssa, sinun on puhuttava hänen kanssaan rauhallisesti.
Rehellisyys ja avoimuus
Hyvä kommunikaatio vaatii ihmisiltä rehellisyyttä ja avoimuutta toisilleen. Yritä olla avoin, kun puhut jonkun kanssa. Sitoudu ymmärtämään heidän näkemyksensä ennen kuin teet hätiköityjä johtopäätöksiä tai vastustat niitä, mikä johtaa turhaan väittelyyn. Yritä neuvotella ja saavuttaa keskitie. Suhtautuminen jokaiseen keskusteluun avoimin mielin johtaa onnistuneempiin tuloksiin. Lisäksi ole aina rehellinen. Jos sinulla on ongelmia työssäsi, ota yhteyttä HR:ään tai esimieheen. Osoita asioita, jotka saattavat häiritä sinua. Jos menet sisään rehellisesti, he aistivat sen ja osallistuvat keskusteluun aidosti.
Kuinka toteuttaa tehokas viestintä työssä
Työnantajana sinun on tärkeää panostaa tehokkaan viestinnän toteuttamiseen työpaikallasi. Loppujen lopuksi tehokas viestintä johtaa tuottavaan työtilaan. Mutta kun olet tekemisissä niin monen ihmisen kanssa samanaikaisesti, se voi olla hieman ylivoimaista. Tämä johtuu siitä, että ne kaikki eroavat toisistaan persoonallisuuksien, ajatteluprosessien, ymmärryskyvyn, työetiikka ja niin edelleen suhteen.
Tässä on muutamia tapoja, joiden avulla voit toteuttaa tehokasta viestintää työntekijöiden kesken:
Työntekijöiden koulutusohjelmat
Kuten aiemmin mainittiin, jokainen työntekijä on erilainen. Kaikkien ei tarvitse olla sosiaalisia tai vuorovaikutteisia. Joskus sinun on tuotava se esiin ihmisistä. Hyvä tapa tehdä tämä on järjestää työntekijöiden koulutusohjelmia työpaikalla. Nämä ohjelmat voivat opastaa ihmisiä rentoutumaan toistensa edessä ja viihtymään paremmin. Työntekijät voivat oppia, kuinka tehokas viestintä voi lisätä heidän tuottavuuttaan. Ohjelmasi voi koostua aiheista, kuten kuuntelutaidoista, viestinnän perusteista, verkkoviestinnästä jne.
Aseta esimerkki
Yksi parhaista tavoista saada työntekijät mukaan tehokkaalla viestinnällä on näyttää esimerkkiä. Hyvän ja tehokkaan viestinnän mallintaminen työntekijöiden edessä voi olla loistava tapa kannustaa sosiaalista oppimista. Tämä koskee erityisesti pienempiä yrityksiä ja yrityksiä, joissa työnantajan luonteella ja asenteella voi olla suuri vaikutus työntekijän ajattelutapaan. Suurin osa heidän työstään liittyy jokapäiväiseen kommunikointiin kasvokkain.
Siten, jos työnantaja näyttää hyvää esimerkkiä, työntekijät seuraavat. Työntekijät mallintavat käyttäytymistään pomonsa esimerkin mukaisesti. Toisaalta, jos työskentelet suuressa yrityksessä – voit yhdistää uudet työntekijät vanhoihin työntekijöihin, jotka jo harjoittavat tehokasta viestintää.
Valvojat
Toinen tehokas tapa toteuttaa tehokkaita viestintätaitoja työpaikallasi on sijoittaa tehokkaat viestintätaidot omaavat työntekijät esimies- tai johtamistehtäviin. Ryhmänjohtajana tai esimiehenä nämä työntekijät voivat siirtää nämä taidot työtovereilleen. Tämän seurauksena joukkueet tai ryhmät, joista he ovat vastuussa, seuraavat. Lisäksi, kun työntekijät näkevät ihmisiä ylennettävän esimiestasolle, se ei ainoastaan aseta rimaa oikealle jokaiselle työntekijälle, vaan myös motivoi heitä työskentelemään kovemmin taitojensa parissa.
Kehityskeskustelut
Suoritusarvioinnit ovat suuri motivaatiolähde työntekijöille. Käytäntö, jonka työnantajat voivat toteuttaa, on sisällyttää viestintätaidot ja tehokkuus suoritusraportteihinsa tai arviointeihinsa. Näin työntekijät motivoituvat työskentelemään viestintätaitojensa parissa ja saavuttamaan tavoitteensa. Voit myös asettaa työntekijöille tavoitteita ja kannustaa heitä saavuttamaan nämä tavoitteet. Voit tarjota palkkioita tai perustaa palkitsemisohjelman työntekijöille, jotka saavuttavat viestintätavoitteensa.
Joukkueen rakentamisharjoitukset
Ryhmänrakennusharjoitukset ovat loistava tapa saada ihmiset luomaan siteitä ja tutustumaan toisiinsa. Ja mitä parempi side työntekijöiden välillä on, sitä paremmin he pystyvät kommunikoimaan keskenään. Sitouta tiimisi ja työntekijäsi toimiin, jotka saavat heidät työskentelemään yhtenäisesti vahvistaakseen kommunikaatiotaan keskenään.
Useimmat yritykset harjoittavat tiukkoja viestintäkanavia ja -ketjuja, jotka vaikeuttavat vapaata viestintää organisaatiossa. Heidän viestintäkanaviensa, kuten sähköpostien, pikaviestien, löysät kanavat jne., jatkuva seuranta lisää vain tarpeetonta stressiä työntekijöillesi. Luo työllistämiskanavia, jotka on helpompi käydä läpi ja jotka eivät kuormita työntekijöitä. Tee ylemmistä johdoista avoimempaa ja alaistensa tavoitettavissa olevaa. Kun viestintäkanavat ovat yksinkertaisempia, työntekijät sitoutuvat kommunikoimaan useammin, mikä parantaa heidän viestintätaitojaan.
Järjestä henkilökohtaisia istuntoja
On osoittautunut tehokkaaksi, että työntekijät puhuvat todennäköisemmin ja kommunikoivat, kun heille puhutaan henkilökohtaisesti. Esimiehenä sinun on pidettävä usein henkilökohtaisia istuntoja työnantajien kanssa. Olipa kyseessä sitten uusi työntekijä, joka liittyy uudeksi työntekijäksi, tai työntekijä, joka on työskennellyt yrityksessäsi viimeiset 4 vuotta. Varaa aikaa kaikille. Pidä käytöksesi rauhallisena ja virkeänä koko istunnon ajan. Säilytä luonnollinen katsekontakti ja anna heidän tuntea olonsa mukavaksi.
Ota käyttöön palautejärjestelmä
Yksi tapa viestintä voi mennä vain niin pitkälle. Viestien, sähköpostien, uutiskirjeiden jne. lähettäminen – ne lähettävät vain viestin toisen puolen. Toteuta palautejärjestelmä yrityksesi järjestelmään. Kannusta työntekijöitä osallistumaan ja antamaan palautetta, rohkaise heitä esittämään kysymyksiä. Tämä ei ainoastaan saa heidät tuntemaan olonsa kuulluiksi, vaan myös kommunikoimaan paremmin johdon kanssa. Tämä voidaan tehdä verkkolomakkeiden avulla tai henkilökunnan kokouksissa. Tämä menetelmä on myös erinomainen ottamaan vastaan joitain aitoja parannuksia ja ideoita, jotka voidaan ottaa huomioon.
Riippumatta alasta, jolla työskentelemme, meillä kaikilla on erilaisia tyylejä ja tapoja kommunikoida. Työntekijät viettävät suuren osan työpäivistään toimistossa. Yksi tapa parantaa työntekijöiden sitoutumista on auttaa heitä pysymään yhteydessä organisaation missioon ja visioon. Mitä avoimempia ja tehokkaampia viestintäkanavat työpaikalla ovat, sitä paremmin pystymme hallitsemaan huhuja ja luottamuksen puutetta, jotka syntyvät, kun työntekijät kokevat, ettei heitä kuulla tai pidetä silmällä.