Вот как проверить электронную почту более продуктивно

Согласно отчету McKinsey Global Institute за 2012 год, в среднем человек тратит колоссальные 28% своего рабочего дня на управление электронной почтой. Кроме того, другие исследования обнаружили:

• Мы проверяем нашу электронную почту в среднем 11 раз в час. 1 )
• 84% людей держат электронную почту открытой в фоновом режиме во время работы. 2 )
• 64% людей используют уведомления по электронной почте, чтобы предупредить их о новых сообщениях. 3 )
• 70% всех полученных писем открываются в течение первых 6 секунд после получения. 4 )
• После открытия сообщения вам требуется в среднем 64 секунды, чтобы возобновить задачу, над которой вы работали до того, как вас прервали. 5 )

Эти статистические данные невероятны, и хотя электронная почта распространена повсеместно, она не обходится без затрат. Как обнаружила исследователь внимания Глория Марк, чем больше времени мы тратим на электронную почту в течение дня, тем ниже, по нашему мнению, наша продуктивность и тем больше мы чувствуем стресса. Электронная почта также в значительной степени способствует чувству когнитивной перегрузки. По словам Глории, за это отвечает ряд факторов, в том числе:

• Отсутствие ясности в запросах по электронной почте;
• Работа, востребованная в электронных письмах;
• Плохие стратегии управления электронной почтой;
• Чувство потери контроля;
• Проблемы с отслеживанием потоков электронной почты;
• Прерывания из-за электронной почты;
• Социальное давление с целью быстрого ответа (особенно, когда отправитель находится выше в организационной иерархии).

Вдобавок к этому, по словам Глории, «электронная почта обычно требует больше затрат на получение, чем на отправителя».

Я выделил жирным шрифтом третий пункт, потому что именно над ним мы имеем наибольший контроль. Мы можем уменьшить стресс, вызванный электронной почтой, управляя им более эффективно и преднамеренно.

Согласно исследованию Глории, мы можем управлять своей электронной почтой тремя основными способами:

1. Проверяя всякий раз, когда мы получаем новое уведомление;
2. Проверяя всякий раз, когда мы выбираем, без помощи внешних уведомлений (одновременная работа с несколькими электронными письмами таким образом называется «пакетной обработкой»);
3. Используя сочетание обоих этих методов.

Какой из них наиболее эффективен?

Чтобы выяснить это, Глория и ее команда исследователей привязали монитор сердечного ритма к 40 сотрудникам Microsoft и установили на их компьютеры программу для регистрации активности электронной почты. Участники также сообщали о своей ежедневной продуктивности, проводя опрос каждый вечер. Глория и ее команда изучили вариабельность сердечного ритма каждого участника — «хорошо проверенный показатель психического стресса, который широко используется в исследованиях и клинических исследованиях». После сбора этих данных команда изучила уровень стресса и производительности сотрудников в сочетании с их стратегией управления электронной почтой. Они обнаружили, что 30,8% сотрудников проверяли свою электронную почту в течение дня после получения уведомлений, 41% группировали свою электронную почту и проверяли наличие новых сообщений по выбору, а 28,2% использовали смешанную стратегию.

Некоторые из их открытий были захватывающими:

1. Пакетная рассылка электронной почты не сделала сотрудников более продуктивными;
2. Те, кто группировал электронную почту, испытывали такой же стресс, как и те, кто проверял сообщения в течение дня;
3. Чем больше времени участники проводили в электронной почте, тем ниже они оценивали свою продуктивность;
4. Чем больше времени люди тратят на электронную почту, тем выше их уровень стресса.

Еще несколько любопытных выводов: участники тратили колоссальные 1,5 часа на электронную почту каждый день; они проверяли наличие новых сообщений 77 раз в день; и чем больше автономии сотрудники имели в своей работе, тем реже они проверяли наличие новых сообщений.

Эти выводы, особенно те, что касаются пакетной обработки электронной почты, огромны, и Глория и ее команда с ними согласны. «Многие утверждают в популярных средствах массовой информации, что пакетная рассылка электронной почты должна помочь людям быть более продуктивными и чувствовать меньше стресса. Наше исследование обнаружило некоторую поддержку этих заявлений о продуктивности, но только при активном использовании электронной почты». (Выделение мое.)

Есть несколько важных уроков, которые нужно усвоить:

1. Неважно, как вы предпочитаете проверять электронную почту, но вы должны учитывать, что проверка сообщений влияет на вашу производительность. В среднем требуется 64 секунды, чтобы вернуться в нужное русло после открытия нового электронного письма.
2. Если вы собираетесь делать партии, делайте это реже. Хотя это исследование предполагает, что пакетная обработка не работает, если вы делаете это часто в течение дня, я все же утверждаю, что пакетная обработка — это мощная стратегия, когда вы делаете это нечасто. Например, я проверяю наличие новых сообщений только раз в день и обнаружил, что таким образом трачу намного меньше времени и внимания на электронную почту. Исследование подтверждает это: хотя проверка электронной почты один раз в день может не уменьшить стресс, было доказано, что она экономит значительное количество времени. 6 )
3. Не слушайте исключительно «экспертов». Вот что касается советов по личной продуктивности: это личное! То, что работает для одного человека, может не работать для вас — все устроены по-разному, как и их работа. Как и в случае со всеми советами по продуктивности, пробуйте разные вещи, продолжайте делать то, что работает, и оставьте все остальное.

Управление электронной почтой — важная часть работы, связанной со знаниями, чтобы зарабатывать на жизнь, но, меньше проверяя ее и более осознанно управляя ею, мы можем меньше нервничать и экономить драгоценное время и внимание для гораздо более важных вещей.