Var ser du dig själv om 5 minuter?

Här är en nyfiken sak som jag har upptäckt när det gäller planering av framtiden: ju kortare tidsperiod, desto viktigare blir det att ha en plan. Chansen är stor att du inte har någon aning om var du är om 50 år. Saker och ting är nästan lika dimmiga om 20 år. Du kan planera för fem år, men förutsättningarna kan förändras så mycket att din färdplan inte längre är relevant.

Det är därför jag går med ett år. Du bör ha en uppfattning om var du kommer att vara och vad du kommer att göra under 12 månader. Det är det som gör det till en realistisk tid att planera för. Jag tycker att regeln om 3 fungerar anmärkningsvärt bra för detta – bildar tre avsikter för år, kvartal, månad, vecka och sedan ja, för idag.

Men hur är det med ännu kortare tidsramar – som varje timme, varannan minut eller till och med varje ögonblick?

Planering är det viktigaste i denna nästan omedelbara tidsram. Vi blir inte mer produktiva av att sätta upp stora mål varje år eller varannan månad. Se bara på effektiviteten av nyårslöften: 92 % av oss misslyckas med att hålla de löften vi gör. I verkligheten blir vi mer produktiva genom att arbeta mot våra mål ögonblick för ögonblick. Som författaren Annie Dillard uttryckte det, ”hur vi spenderar våra dagar är hur vi spenderar våra liv.”

Problemet med minut för minut planering är att vi har många saker som konkurrerar om vår mycket begränsade uppmärksamhet. Just nu läser du den här artikeln – men det finns dussintals andra saker du kan fokusera på: personer i närheten och konversationer, appar och webbplatser som öppnas på andra flikar, dagdrömmar om vad du ska göra i helgen och så på. Det viktigaste beslutet vi kan fatta under en dag är att fokusera på den mest produktiva uppgiften i varje givet ögonblick.

Detta är förstås lättare sagt än gjort. Men med tiden är det möjligt att träna ditt sinne att fokusera på det som är viktigt i nuet. Här är några av mina favoritsätt att göra det:

• Eliminera distraktioner i förväg. Jag kan inte överdriva denna punkt nog: det enskilt bästa sättet att fokusera bättre, djupare och tydligare i nuet är att eliminera varje distraktion eller avbrott som kommer att kapa ditt fokus bort från det som är viktigt.
• Ställ in en medvetenhetssignal varje timme. När du börjar arbeta, ställ in en timer på telefonen på en timme. När det går av, fråga dig själv: vad fokuserar jag på? Hur viktig är uppgiften jag arbetar med just nu? Ingår det i mina långsiktiga mål? Vad kan jag göra för att arbeta mer produktivt och meningsfullt?
• Håll dina dagliga avsikter i närheten. Om du har anammat en daglig ritual för avsiktssättning, som regel 3, håll din lista över avsikter nära när du arbetar så att du kan reflektera över om du håller kursen. När en ny, brådskande uppgift eller projekt dyker upp, reflektera över vikten av den nya uppgiften i förhållande till de intentioner du satte i början av dagen.
• Håll en lista över distraktioner eller frestelser. Håll en lista över distraktioner eller frestelser som dyker upp när du arbetar för att uppnå dina dagliga avsikter. Om du är frestad att uppdatera Twitter, lägg det på listan, samt en kommentar om vad som utlöste den impulsen. Om du är frestad att kolla din e-post istället för att arbeta med en rapport, lägg till den i listan också. Att hantera distraktionerna och frestelserna på den här listan senare kommer att hjälpa dig att komma tillbaka på rätt spår i ögonblicket.
• Investera i att övervinna förhalning. Prokrastinering händer när vi kompromissar med våra avsikter. Det är värt att investera i strategier för att övervinna det – som att överväga kostnaden för att skjuta upp ditt framtida jag. Även om forskning visar att alla skjuter upp, finns det flera taktiker som hjälper oss att bekämpa det. Här är en artikel jag skrev för ett tag sedan om 10 sätt att göra det!

Det är en sak att skapa mål, men för att bli mer produktiv är det viktigt att du agerar mot dem från ögonblick för ögonblick.