Jak napisać propozycję biznesową dotyczącą projektowania stron internetowych (wskazówki i szablony)

Jeśli jesteś projektantem, spójrzmy prawdzie w oczy zimnym, twardym faktom. Według najnowszych raportów z grudnia 2018 roku na świecie jest ponad 400 000 firm zajmujących się projektowaniem graficznym. To duża konkurencja – ale są też dobre wieści. Całkowity przychód z projektowania w 2018 roku wyniósł ponad 46 miliardów dolarów.

Jako projektant oznacza to, że jest mnóstwo pracy do wykonania i pieniędzy do zarobienia, ale dotarcie do rzeczywistych klientów może być dość trudne. Jeśli już zachwyciłeś ich swoim nienagannym portfolio i talentem, jesteś w połowie drogi. Teraz przychodzi najtrudniejsza część – złożenie oferty i zamknięcie transakcji.

Gdy już zainteresujesz klienta, nadszedł czas, aby wysłać ofertę, oferując swoje usługi projektowe i przekazując mu wszystkie potrzebne informacje. Jeśli jesteś samodzielnym freelancerem lub małą agencją, pisanie i wysyłanie ofert może być jednym z twoich słabych punktów i powodem utraty zainteresowanych klientów.

Dzisiaj pomożemy Ci nauczyć się, jak pisać skuteczniejsze oferty, dzięki czemu już nigdy nie stracisz kolejnego zlecenia z powodu lęku przed propozycjami — bez względu na to, czy pracujesz solo, czy jako agencja. Zagłębmy się.

Użyj szablonów

Pomiędzy pogonią za nowym biznesem, robieniem rewizji i wprowadzaniem zmian wymaganych przez wymagających klientów, jest bardzo mało czasu na pisanie ofert. W końcu, kto chce usiąść i napisać 10 stron tekstu, aby ścigać klienta, co do którego nie masz nawet pewności, że ostatecznie z tobą współpracuje? Dla projektanta to tylko kłopot i nie możemy cię winić za to, że nie lubisz pisać propozycji.

Sposobem na obejście tego problemu jest skrócenie czasu poświęcanego na ich używanie za pomocą szablonów. Zamiast spędzać godziny za każdym razem nad propozycją, możesz zaoszczędzić sporo czasu, tworząc świetny szablon propozycji projektu. Za każdym razem, gdy pojawia się nowa oferta pracy, po prostu edytuj szablon ze wszystkimi kluczowymi informacjami i jest on gotowy do wysłania.

W ten sposób poświęcasz 20 minut na każdą propozycję, co daje Ci więcej czasu na rzeczywistą pracę projektową. Co więcej, jeśli klient rezygnuje, nie jest to aż tak duża szkoda, jeśli chodzi o czas poświęcony na pisanie. Sytuacja, w której każdy wygrywa.

Twój szablon oferty to całkiem poważna sprawa, ponieważ jest to narzędzie, na którym możesz polegać, aby pozyskać klientów, pozyskać nowych klientów i poprawić wyniki finansowe. W związku z tym musisz poświęcić na to więcej czasu (niż zwykle na propozycję) i zastanowić się, co każda propozycja musi zawierać. Oto główne elementy, które należy uwzględnić w świetnej propozycji projektu.

Użyj okładki propozycji

Jako projektant doskonale zdajesz sobie sprawę z efektu, jaki dobra prezentacja wizualna może wywrzeć na widzu. Okładka oferty jest jedną z pierwszych rzeczy, które potencjalni klienci zobaczą po jej otwarciu, więc upewnij się, że dołączasz ją za każdym razem.

W Better Proposals okładki są teraz domyślnie uwzględniane, ponieważ nasze badania wykazały, że znacznie poprawiają współczynnik konwersji. Innymi słowy, możesz mieć propozycję światowej klasy, ale bez okładki nie zrobi ona wrażenia.

Będąc projektantem, możesz samodzielnie przygotować szybką okładkę dla szablonu propozycji lub użyć nowej dla każdej wysyłanej propozycji. Pomyśl o tym jako o kolejnym sposobie zaimponowania potencjalnym klientom własną oryginalną pracą.

Napisz spektakularne wprowadzenie

Klienci już wiedzą, kim jesteś, ale nadszedł czas, aby im przypomnieć. Jest to zdecydowanie najważniejsza część Twojej oferty (obok wyceny), ponieważ klienci spędzą najwięcej czasu na czytaniu wstępu.

Niektóre z głównych rzeczy, które powinieneś uwzględnić, to: kim jesteś, co robisz, dlaczego jesteś najlepszą osobą (agencją) do pracy i jak rozwiązujesz ich problemy. Pomyśl o tym jak o skomplikowanej ofercie sprzedaży, która wciąga klienta w czytanie pozostałej części oferty.

Rzecz w tym, że możesz znacznie ułatwić wprowadzenie, jeśli już rozmawiałeś z klientem. Wiele propozycji pozostaje niepodpisanych, ponieważ projektanci nie wiedzą, czego klienci tak naprawdę nie potrzebują, więc nie trafiają w sedno we wstępie i proponują coś, czego klient tak naprawdę nie potrzebuje.

Nasza rada to szybka rozmowa telefoniczna lub spotkanie z klientem przed napisaniem propozycji, aby dowiedzieć się, czego dokładnie potrzebuje i jak myśli, oraz odnieść się do tych kwestii we wstępie.

Opracuj szczegóły

Druga część propozycji projektu to szczegółowa specyfikacja. W tym miejscu przechodzisz do sedna i rzucasz szczegóły tego, co dla nich zrobisz. Wyjaśnij, ile osób będzie pracować nad projektami, ile poprawek otrzymają klienci, czy dostaną makietę przed ostateczną wersją, kto wykona kopię, jakich plików i materiałów potrzebujesz i więcej.

Ta sekcja jest ważna z dwóch powodów. Po pierwsze, klient zobaczy w Tobie rzetelnego partnera, który zna się na rzeczy. Obiecujesz odświeżenie strony internetowej w ciągu 36 godzin? Tak, klient to przejrzy i sprawdzi twój blef. Drugim powodem jest to, że klient i Ty dokładnie wiecie, co należy zrobić, na wypadek późniejszych nieporozumień. Co prowadzi nas do następnego bardzo ważnego punktu…

Oś czasu

Pięknie zaprojektowana okładka eBooka jest świetna, ale posiadanie jej w jeden dzień zamiast 20 jest jeszcze lepsze. Wielu projektantów i agencji wpada w pułapkę braku terminów w swoich propozycjach, co bardzo szkodzi konwersjom.

Bądź całkowicie szczery i przejrzysty, jeśli chodzi o czas potrzebny na ukończenie określonego projektu i opisz go na piśmie w tej sekcji. Po raz kolejny, jeśli coś pójdzie nie tak, wspaniale jest mieć pisemny dowód swoich obietnic.

Jako praktyczna wskazówka, jak nie rujnować swojej reputacji przez niedotrzymanie terminów, jest tylko jedna rzecz: hojnie gospodaruj czasem. Jeśli ukończenie projektu zajmuje 10 dni, powiedz, że możesz to zrobić w 12. Nie tylko będziesz lepiej wyglądać przed klientem, jeśli dostarczysz projekt wcześniej, ale także dasz sobie trochę swobody na wypadek, gdyby sprawy potoczyły się nieplanowo i potrzebujesz trochę dodatkowy czas do końca.

Dowód

Jeśli rozmawiałeś z klientem przed wysłaniem propozycji, jest duża szansa, że ​​widział już Twoją pracę i wie, co potrafisz. Niemniej jednak, po co marnować dobrą okazję, aby ponownie pokazać się w dobrym świetle?

W tej sekcji pokaż klientom konkretne przykłady tego, co zrobiłeś wcześniej dla innych. Jeśli potrzebują szablonu studium przypadku dla niszy marketingowej, daj im przykłady szablonów studium przypadku, które wykonałeś wcześniej dla podobnych klientów. To świetny sposób, aby przekonać klientów, że poradzisz sobie z zadaniem, a wystarczy przekopać się przez portfolio. Jeśli nie masz dokładnego dopasowania, podaj następną najbliższą rzecz.

Ceny

Bez wątpienia jest to druga najpopularniejsza sekcja w każdej z naszych propozycji. W tym miejscu wyjaśniasz, ile kosztują Twoje usługi, a także sposób, w jaki klient może Ci zapłacić. Podobnie jak w pozostałej części oferty, upewnij się, że Twoje ceny są przejrzyste i jasne.

Skoro o tym mowa, słowo cena nie jest najlepszym rozwiązaniem dla nazwy tej sekcji. Jak wykazało wiele badań i raportów, znacznie lepiej jest nazwać to inwestycją lub zwrotem z inwestycji/ROI. W ten sposób klienci będą postrzegać Twoje usługi jako inwestycję, a nie koszt.

Wreszcie, najnowszy raport Better Proposals pokazał, że jeśli chcesz uzyskać lepsze konwersje, powinieneś trzymać się z dala od sprzedaży dodatkowej i wielu poziomów cen. Według danych z ponad 180 000 podpisanych ofert w 2018 r., oferowanie wielu opcji zmniejsza konwersję o 22% w przypadku płatności jednorazowych i aż o 33% w przypadku abonamentów miesięcznych. Innymi słowy, staraj się, aby Twoje oferty były głupie i proste – im mniej klient ma do wyboru, tym większe prawdopodobieństwo, że zostaną zamknięte.

Gwarancja

Określiłeś już swoją specyfikację i ramy czasowe, aw tym momencie klient powinien mieć całkiem niezły pomysł na to, co możesz zrobić, jak to zrobisz i do kiedy. Ale co, jeśli chcesz dodać coś ekstra, aby poczuli się jeszcze pewniej?

Jednym z niedostatecznie wykorzystywanych, ale doskonałych sposobów na zapewnienie klientów o swojej pracy i dotrzymywaniu terminów jest zaoferowanie im gwarancji. Na przykład, jeśli nie dostarczysz obiecanego szablonu studium przypadku w wyznaczonym terminie, dostarczysz dodatkowe 5 grafik na stronę internetową klienta.

Gwarancje to doskonały sposób na zachęcenie klientów, ale działają tylko wtedy, gdy naprawdę znasz sposób, w jaki pracujesz i masz pewność, co możesz zapewnić. Ponownie, aby ta strategia naprawdę zadziałała, kluczowe jest niedotrzymanie i przekroczenie terminów.

Co klient powinien zrobić dalej

Na tym etapie czytania propozycji (jeśli klient nadal tam jest) jest prawie gotowy do podpisania propozycji i zostawienia cię w spokoju, abyś mógł dokończyć szablony studium przypadku – lub cokolwiek innego, nad czym pracujesz.

Jednak w tym miejscu wielu właścicieli firm robi bałagan, ponieważ pozostawiają klientów z pytaniem – co teraz? Co się potem dzieje? Daj klientowi jasny zarys tego, co będzie dalej. Oto uproszczony podział tego, co możesz napisać w tej sekcji:

1. Podpisz propozycję
2. Otrzymaj fakturę za kaucję
3. Umów się na spotkanie lub zadzwoń
4. Klient dostarcza materiały niezbędne do realizacji projektu (pliki, kopie itp.)
5. Itp.

Nie jest konieczne uwzględnianie każdego najmniejszego etapu procesu w tej sekcji, ale należy podać ogólne wytyczne dotyczące dalszych działań. Po przeczytaniu propozycji wielu klientów może czuć się zagubionych co do tego, co mają dalej robić.

Ostatnia rzecz przed wyjazdem

Nie zawsze wszystko może pójść zgodnie z planem. Mimo że masz wszystko opisane w sekcjach specyfikacji, osi czasu i gwarancji, wciąż jest kilka rzeczy niewypowiedzianych, więc wspomnij o nich w ostatniej sekcji, zwanej Warunkami korzystania z usługi.

Potraktuj to jako formalną umowę między tobą a klientem, w której wspominasz o wszystkim, co może pójść nie tak i jak ty i klient sobie z tym poradzicie. Jeśli intuicja podpowiada Ci, że ta sekcja odstraszy klientów – pomyśl jeszcze raz. Zapewni to klienta, że ​​​​jesteś pewny tego, co możesz zrobić, i przybliży cię o krok do podpisania propozycji.

Wniosek

Bez względu na to, czy jesteś samodzielnym freelancerem zajmującym się projektowaniem jako praca dodatkowa, czy pełnoetatową agencją projektową zatrudniającą dziesiątki pracowników, pisanie i wysyłanie ofert jest niezbędną częścią zdobywania nowych klientów. Zamiast nienawidzić oświadczyn, możesz znacznie przyspieszyć i usprawnić ten proces, korzystając z szablonów oświadczeń i stosując niektóre z wyżej wymienionych wskazówek.