Din guide til effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Effektiv kommunikasjon er nødvendig uansett hvor du er eller hvem du kan snakke med.

På en arbeidsplass er kommunikasjonsevner kanskje den eneste personlige egenskapen som kan avgjøre suksessen til karrieren din. Faktisk kan mangelen på effektiv kommunikasjon forstyrre andre faktorer som effektivitet, mål så vel som moralen til et selskap.

Begrepet «gode kommunikasjonsevner» har blitt så overbrukt at folk har blitt usikre på betydningen. Gode kommunikasjonsevner indikerer å kunne forstå instruksjoner og videresende informasjon på en enkel, men utvetydig måte. Det er en av de mest grunnleggende, men essensielle ferdighetene du kan ha som ansatt. Faktisk er kommunikasjonsevner noe av det første intervjuere vurderer hos en kandidat.

Elementer av effektiv kommunikasjon

Ofte glemmer folk at gode kommunikasjonsevner utgjør mer enn «å kunne snakke godt». Visst, språkkunnskaper er avgjørende for å kommunisere effektivt. Men det er mange andre elementer for effektiv kommunikasjon.

Aktiv lytting

Kommunikasjon er en toveis vei. Dette er grunnen til at lytting er like viktig, om ikke mer, som å snakke. På arbeidsplassen må du lytte til personen foran deg for å forstå tankeprosessen deres. Uten aktiv lytting kan du si noe som er utenfor emnet, noe som resulterer i feilkommunikasjon. En av de beste måtene å øve aktiv lytting på er ved å stille spørsmål. Du kan også omformulere det de har sagt og gjenta det for dem. Dette vil forsikre den andre personen om at du har forstått hva de prøvde å kommunisere.

Tålmodighet

Du vil møte en mangfoldig gruppe mennesker på arbeidsplassen din. Under en samtale kan det være frustrerende og overveldende når det virker som om du ikke får frem poenget ditt. Derfor er det viktig å øve på å være tålmodig med ikke bare andre, men med deg selv også. Du kan ikke forvente at alle du møter skal forstå deg med en gang. Ta deg god tid og få dem til å forstå. Dette er spesielt viktig hvis du er i en lederstilling som en leder eller en teamleder. Du må være tålmodig med teamet ditt slik at de føler seg trygge og kan kommunisere mer åpent med deg. Åpen kommunikasjon er avgjørende for teamarbeid.

Klarhet og samhold

Før du starter en samtale på arbeidsplassen din, sørg for å ha en hensikt bak den. Hold et notat i hodet ditt om hva du prøver å oppnå med denne kommunikasjonen. Lag en oversikt over punktene du ønsker å levere. For like viktig som det er å sende riktig budskap over, er det også viktig å gjøre det tydelig og sammenhengende. Mangel på klarhet vil bare føre til forvirring og feil, som til slutt vil føre til forsinkelser og dårlig beslutningstaking. Uansett om du snakker med en kollega, en senior eller en underordnet, husk å holde samtalen klar og saklig. Klarhet vil resultere i at ting blir gjort i tide.

Empati

Å jobbe som en del av et team betyr at du må være åpen for ideene til andre mennesker også. Så uansett om du er enig med dem eller ikke, må du finne det i deg selv å være åpen for deres ideer og meninger. Selv når du er uenig med noen, må du respektere deres mening. Ja, det er lettere sagt enn gjort. Men du må ha empati med personen, sette deg selv i deres sted for å forstå hvorfor de kan ha handlet på en bestemt måte. Dessuten kan du alltid stille spørsmål for å forstå situasjonen deres bedre.

Positiv holdning

Vi har alle dårlige dager eller dager når vi føler oss dårlige. Selv om det er greit å gi deg selv litt tid til å komme tilbake til tempoet, bør du ikke bære den energien til jobben. Ikke la det påvirke måten du håndterer mennesker på jobben. Prøv å opprettholde en positiv holdning på jobben uavhengig av hva som kan skje i ditt personlige liv. På den annen side, hvis du har problemer med folk på jobben, snakk ut det! Nå ut til disse menneskene og finne ut en måte å komme forbi det og overvinne problemene dine. Uansett hva du gjør, bare husk å ta tak i situasjonen. For hvis du velger å undertrykke det, vil utfordringene dine bare vokse seg større, til det punktet at de belaster deg og dermed gjør saken verre.

Tonefall

Tonefallet er et avgjørende element i kommunikasjonsprosessen. Det kan sette hele stemningen i samtalen. For eksempel, hvis du starter samtalen på en irritert eller aggressiv måte, er det høyst sannsynlig at personen du snakker med vil svare på samme måte. Tonen i stemmen inkluderer følelsene du inkorporerer i tillegg til volumet du bruker. Én setning kan ha flere betydninger avhengig av tonen din og ordene du velger å understreke. Dessuten er tonefall ikke bare aktuelt for samtaler med kolleger, men også aktuelt for kundevendte jobber. Spesielt hvis du ikke vil gjøre situasjonen verre med en allerede sint kunde, må du snakke rolig med dem.

Ærlighet og åpenhet

God kommunikasjon krever at folk er ærlige og åpne med hverandre. Prøv å ha et åpent sinn når du snakker med noen. Gjør en forpliktelse til å forstå deres synspunkt før du hopper til en konklusjon eller knipser tilbake på dem som fører til en meningsløs argumentasjon. Prøv å forhandle og nå en mellomting. Å nærme seg hver samtale med et åpent sinn vil resultere i mer vellykkede resultater. Dessuten, vær alltid ærlig. Hvis du har problemer med noe på jobben, ta kontakt med en HR eller din leder. Pek på de tingene som kan plage deg. Hvis du går inn med en ærlig tilnærming, vil de føle det og hengi seg til samtalen oppriktig.

Hvordan implementere effektiv kommunikasjon på jobben

Som arbeidsgiver er det viktig for deg å gjøre en innsats for å implementere effektiv kommunikasjon på din arbeidsplass. Tross alt fører effektiv kommunikasjon til et produktivt arbeidsområde. Men når du har å gjøre med så mange mennesker på en gang, kan det være litt overveldende. Dette er fordi de alle er forskjellige når det gjelder personligheter, tankeprosesser, forståelseskapasitet, arbeidsetikk og så videre.

Her er noen måter du kan implementere effektiv kommunikasjon mellom dine ansatte ved hjelp av:

Opplæringsprogrammer for ansatte

Som nevnt tidligere er hver ansatt forskjellig. Det er ikke nødvendig at alle er sosiale eller har interaktive evner. Noen ganger må du få det ut av folk. En fin måte å gjøre dette på er å organisere opplæringsprogrammer for ansatte på jobben. Disse programmene kan veilede folk om hvordan de kan lette foran hverandre og være mer komfortable i sosial omgang. Ansatte kan lære hvordan effektiv kommunikasjon kan øke produktivitetsnivået deres. Programmet ditt kan bestå av emner som lytteferdigheter, grunnleggende kommunikasjon, nettkommunikasjon, etc.

Sette et eksempel

En av de beste måtene å få medarbeidere med på med effektiv kommunikasjon er ved å sette et eksempel. Å modellere god og effektiv kommunikasjon foran dine ansatte kan være en fin måte å oppmuntre til sosial læring. Dette er spesielt aktuelt for mindre virksomheter og virksomheter hvor karakteren og holdningen til en arbeidsgiver kan ha stor innvirkning på arbeidstakerens tankesett. Det meste av arbeidet deres innebærer å kommunisere ansikt til ansikt med hverandre i hverdagen.

Derfor, hvis arbeidsgiveren går foran med et godt eksempel, vil ansatte følge gjennom. Ansatte vil modellere sin oppførsel i henhold til eksemplet satt av sjefen. På den annen side, hvis du jobber i et stort selskap – kan du koble nye medarbeidere sammen med gamle ansatte som allerede praktiserer effektiv kommunikasjon.

Veiledere

En annen effektiv måte å implementere effektive kommunikasjonsferdigheter på arbeidsplassen din er ved å sette ansatte med effektive kommunikasjonsferdigheter inn i tilsyns- eller lederroller. Ved å være en teamleder eller en veileder kan disse ansatte overføre disse ferdighetene til sine medarbeidere. Som et resultat vil lagene eller gruppene de vil være ansvarlige for følge opp. Dessuten, når ansatte vil se folk bli forfremmet til overordnede nivåer, vil det ikke bare sette baren rett for hver enkelt ansatt, men også motivere dem til å jobbe hardere med ferdighetene sine.

Prestasjonsvurderinger

Prestasjonssamtaler er en stor kilde til motivasjon for ansatte. En policy som arbeidsgivere kan implementere er ved å inkludere kommunikasjonsferdigheter og effektivitet i sine resultatrapporter eller vurderinger. På denne måten vil de ansatte motiveres til å jobbe med sine kommunikasjonsevner og nå sine mål. Du kan også sette mål for ansatte og gi dem insentiver til å nå disse målene. Du kan tilby belønninger eller sette opp et belønningsprogram for ansatte som når kommunikasjonsmålene sine.

Teambuildingsøvelser

Teambyggingsøvelser er en fin måte å få folk til å knytte bånd og bli kjent med hverandre. Og jo bedre bånd det er mellom ansatte, jo bedre blir de til å kommunisere med hverandre. Engasjer teamene og medarbeiderne dine i aktiviteter som får dem til å jobbe sammen for å styrke deres kommunikasjon med hverandre.

Forenkle kommunikasjonskanaler

De fleste bedrifter engasjerer seg i strenge kommunikasjonskanaler og kjeder som gjør det vanskelig for en fri flyt av kommunikasjon innad i organisasjonen. Konstant overvåking av kommunikasjonskanalene deres som e-post, direktemeldinger, slakke kanaler osv. vil bare legge til unødvendig stress for de ansatte. Lag ansettelseskanaler som er lettere å gå gjennom og som ikke overvelder de ansatte. Gjør den øverste ledelsen mer åpen og tilgjengelig for underordnede. Når kommunikasjonskanalene er enklere, vil ansatte engasjere seg i å kommunisere oftere, noe som vil resultere i å forbedre deres kommunikasjonsevner.

Gjennomføre en-til-en økter

Det er bevist effektivt at ansatte er mer sannsynlig å si fra og kommunisere når de snakkes til personlig. Som leder må du gjennomføre hyppige en-til-en økter med arbeidsgiverne dine. Det være seg en ny ansatt som begynner som fersking eller kollegaen som har jobbet i din bedrift de siste 4 årene. Sett av tid til alle. Hold oppførselen din rolig og balansert gjennom hele økten. Oppretthold naturlig øyekontakt og få dem til å føle seg komfortable.

Implementer et tilbakemeldingssystem

En måte kommunikasjon kan bare gå så langt. Sender ut meldinger, e-poster, nyhetsbrev osv. – de sender bare ut den ene siden av meldingen. Implementer et tilbakemeldingssystem i systemet til din bedrift. Oppmuntre ansatte til å delta og sende tilbakemeldinger, oppmuntre dem til å stille spørsmål. Dette vil ikke bare få dem til å føle seg hørt, men også tillate dem å kommunisere bedre med ledelsen. Dette kan gjøres ved hjelp av nettskjemaer eller under personalmøter. Denne metoden er også flott for å ta imot noen genuine forbedringer og ideer som kan tas i betraktning.

Uavhengig av hvilket felt vi jobber i, har vi alle forskjellige stiler og måter å kommunisere på. Ansatte bruker en stor del av dagene på kontoret. Å hjelpe dem med å holde kontakten med organisasjonens oppdrag og visjon er en måte å forbedre ansattes engasjement på. Jo mer åpne og effektive kommunikasjonskanalene på arbeidsplassen er, jo bedre kan vi håndtere ryktene og mangelen på tillit som oppstår når ansatte føler at de ikke blir hørt eller holdt i sløyfen.