20 suosituinta verkkosuunnitteluvaatimusta jokaisen tarjouspyynnön tulee sisältää

Olet viime aikoina nähnyt paljon viestejä web-sivuston suunnittelun vaatimuksista, sopimuksista ja ehdotuksista. Mikä on syynä siihen?

Tämä johtuu siitä, että jos haluat käynnistää onnistuneen verkkosivuston suunnittelun, tarvitset muutakin kuin kuvia, tekstejä ja ohjelmistokoodia. Alla on tärkeimmät web-suunnitteluvaatimukset, jotka jokaisen ehdotuspyynnön (RFP) vastauksen on sisällettävä.

Verkkosivuston suunnittelun menestys on suora tulos vankasta dokumentaatiosta ja strukturoidusta prosessista

Tehokkaan web-suunnitteluprojektin toteuttaminen alkaa ja päättyy vankalla dokumentaatiolla. Tämä vankka asiakirja voi olla työselvityksen, sopimuksen tai ehdotuksen muodossa. Tämän asiakirjan nimi on vähemmän tärkeä kuin asiakirjan sisältämät tiedot.

Olitpa suuryritys tai pieni yritys, vankka dokumentaatio on tarpeen minkä tahansa budjetin, tehtävän ja ajallaan olevan verkkoprojektin toteuttamiseen.

Mitä enemmän kiinnität huomiota asiakirjaan myyntiprosessissa, sitä sujuvammin ja helpommin koko prosessi etenee kaikille mukana oleville. Tässä artikkelissa valotamme Request for Proposal (RFP) -vastausten arviointia ja tarkistamista. Katso!

RFP-vastausten arviointi

Kuulostaako RFP-vastausten tarkistaminen ja arvioiminen helpolta? Mutta itse asiassa se kuulostaa helpommalta kuin se todellisuudessa on, kun harjoittelet sitä.

Jos projektia käsittelevä tiimi pyytää tarjouksia eri suunnittelutoimistoilta, web-suunnitteluehdotusten arviointitehtävä voi tuntua ylivoimaiselta. Ok, he eivät vain tunne sitä – mutta todellisuudessa se voi olla ylivoimaista.

Mitä suurempi määrä RFP-vammoja, sitä suurempi on näiden ehdotusten vaihtelu ja vastauspooli. Toivottavasti loppujen lopuksi ehdokkaaksi valittaessa tehtiin lyhyt luettelo verkkokehittäjistä ennen tarjouspyynnön lähettämistä, mikä pitää tämän numeron rajoitettuna ja helpottaa koko tarkistusprosessia.

Kun saat verkkosivustoehdotuksen, on parempi kysyä sinulta joitain tärkeitä kysymyksiä päästäksesi alkuun. Nämä kysymykset sisältävät yleensä

• Onko mahdollista toimittaa ehdotus hankkeessa annetussa aikataulussa?
• Onko tämä ehdotus hankkeen budjettirajoitusten mukainen?
• Vastaako saamasi RFP-vastaus kaikkiin verkkosivuston suunnittelun vaatimuksiin?
• Onko RFP-vastaus hyvin kirjoitettu ja helppo ymmärtää?
• Onko saamasi RFP-vastaus esitetty ammattimaisesti?
• Onko vastaus annettu annetussa ajassa?

Yllä annetut kysymykset ovat epäilemättä korkean tason kysymyksiä, mutta se auttaa poistamaan kaikki web-suunnitteluyritykset, jotka ovat selvästi outoja. Epätäydelliseen, myöhään tai epäammattimaiseen RFP-vastaukseen tulee antaa punainen lippu mahdollisesta verkkosivuston kehittämisestä. Kosketa myös tarjouspyyntövastausta, jossa hinta on kaksinkertainen tai budjettisi kolminkertainen.

Nyt kun olet saanut kaikki vastaukset ja olet myös antanut punaisen lipun yrityksille, jotka eivät selvästikään ole sopivia, on nyt aika käydä läpi jokaisen tarjouspyynnön vastaukset perusteellisesti, jotta voit helposti vertailla RFP-vastauksia enemmän omenoista omenoihin -tavalla.

Web-suunnittelun vaatimukset, jotka on otettava huomioon jokaisessa tarjouspyyntövastauksessa

RFP-vastauksia on eri pituisia. Joten on parempi olla keskittymättä sivujen määrään tai tekstin määrään. Tärkeintä on vastauksessa esitetty ratkaisu ja sisältö.

Kun tarkastelet RFP-vastauksia, muista aina, että jokainen vastaus kattaa joitakin tärkeitä osia minkä tahansa verkkoprojektista. Varmista, että nämä web-suunnitteluvaatimukset sisältävät, mutta eivät rajoitu, alla annetut tiedot.

Projekti suunnitelma:

Tähän tulee sisältyä korkeatasoinen ja valtava lista projektitehtävistä. Vaikka se on vain alustava suunnitelma, se ei ole niin yksityiskohtainen kuin itse lopullinen suunnitelma, mutta siinä pitäisi olla tarpeeksi yksityiskohtia, jotta voit helposti ymmärtää rakentamisen, kehityksen, suunnittelun ja löytämisen.

Projektinhallintatyökalut:

Suunnittelutoimiston projektinhallinnan työkaluista tulee olla kunnollinen luettelo. Jokaisella yrityksellä on erilainen projektinhallinnan työkalusarja, sillä yrityksen sisällä on tarjolla paljon erinomaisia ​​vaihtoehtoja. Tärkeintä on varmistaa, että projektinhallintaprosessissa on kunnollinen rakenne ja annetut tehtävät, päivämäärät ja omistajat dokumentoidaan helposti ymmärrettävällä tavalla.

Ryhmän jäsenet:

Eri suunnittelutoimistot tarjoavat erilaisia ​​rakenteita tiimeilleen. Mitä suurempi web-suunnittelutoimisto on, sitä suurempi projektitiimi työskentelee sen parissa. Ostajana sinun on tärkeää tietää, ketkä työskentelevät kanssasi tiimissäsi ja mikä on heidän tarjoamansa työkapasiteetti. Jokaisen tiimin jäsenen ei tarvitse olla täydellistä ansioluetteloa, mutta sinulla on ainakin luettelo henkilöistä, jotka työskentelevät kanssasi tulevina kuukausina.

Perustekniikka ja sisällönhallintajärjestelmä:

Jos verkkosivustosi tarjouspyynnössä ei määritetty haluttua CMS-ratkaisua, koska tämä on ehdotuksen olennainen osa. Varmista, että RFP-vastauksissa luetellaan täydellinen CMS ja kaikki lisäteknologiat, joita tarvitaan uuden verkkosivuston käyttöönotossa ja koodaamisessa. Ota erityisesti huomioon kaikki omaisuus. Anna heti punainen lippu patentoidulle CMS-paketille, koska se lukitsee sinut kyseiseen verkkokehittäjään verkkosivuston elinkaaren ajaksi.

Toimitettavat tuotteet:

Tämä on toinen tärkein luettelo, koska se kertoo, mitä sinulle toimitetaan, kun aloitat livenä. Tämä voi sisältää käytettyjä laajennuksia, sisällön siirron määrää, suunnittelumalleja ja paljon muuta projektiin liittyvää.

Toimintoluettelo:

Tämä on toinen tärkein luettelo, jos suunnittelemasi verkkosivusto on enemmän kuin pelkkä esitesivusto. Mitä monimutkaisempi verkkosivustosi on, sitä yksityiskohtaisempi toimintoluettelon tulisi olla.

Sisällön siirto:

Jos verkkosivustoprojekti sisältää sisällön siirron, muista kirjoittaa, kuinka paljon sisältöä siirretään uudelle verkkosivustollesi. Tämä voi sisältää liitteitä, käyttäjiä, tapahtumia, tuotteita, viestejä, sivuja ja niin edelleen ja niin edelleen. Jos sisällön määrää ja luonnetta ei ole määritelty, se aiheuttaa lisäkustannuksia ja laajuuden hiipimistä sinulle ja suunnittelutoimistolle.

TÄMÄ:

Älä koskaan unohda SEO:ta! Tämä voi sisältää 301-uudelleenohjaukset, metamäärittelyn, sivun optimoinnin, sivun kartoittamiseen vaaditun avainsanan ja avainsanatutkimuksen. Jos luotat orgaaniseen hakukoneoptimointiin, suojaa tämä liikenteen lähde uudelleensuunnittelun aikana. Paras ja helpoin tehdä tämä on varmistaa, että tämä aihe on keskitetty ja ensimmäinen hanke-ehdotuksen ja rajausprosessin aikana.

Kuvan käyttö:

On tärkeää ymmärtää huolellisesti suunnittelijan web-suunnitteluprojektissa käyttämien kuvien tehtävä ja omistajuus. Kysy web-suunnittelutoimistolta henkilöltä, joka vastaa kuvien sijoittamisesta, muokkaamisesta, ostamisesta ja valinnasta. Tämä vaihtelee projekteittain, joten parempi määritellä tämä selkeästi varhaisessa vaiheessa.

Poikkeukset:

Vaikka ei ole välttämätöntä sisällyttää poissulkemisia jokaiseen tekemättäsi ehdotukseen, älä unohda luetella niitä aina, kun sinä ja asiakas keskustelitte mistä tahansa kohteesta, joka ei liity verkkosivustoprojektiin. Tämä auttaa ostajaa suojaamaan myöhemmässä prosessissa, mutta myös selkeyttää toimituksiasi asiakkaalle.

Mobiilivaste:

Nykyään mikään verkkosivusto ei ole täydellinen ilman mobiiliresponsiivisuutta. Sen pitäisi olla minkä tahansa nykypäivän verkkosivuston tärkein osa. Mutta se vaihtelee verkkosivuston koon mukaan. Monilla suurilla yrityksillä on erillinen mobiilisovellus tai verkkosivusto. Ei haittaa, jos sinulla ei ole erillistä mobiilisivustoa, varmista, että suunnittelemasi ehdotuksen tulee sisältää kieltä, jolla voidaan helposti hallita tableteille ja puhelimille sovitettua näyttöä.

Sovellusliittymät ja/tai kolmannen osapuolen integrointi:

Yritys- ja keskisuurilla yrityksillä on yleensä valtava määrä ohjelmistoja ja järjestelmäpaketteja organisaatiossaan. Näitä järjestelmiä käytetään kommunikoimaan helposti uuden verkkosivuston kanssa synkronoimalla, työntämällä ja vetämällä tietoja. Jos API-liittymiä tai integraatiota joudutaan joskus käyttämään, varmista, että ehdotuksessa määritellään kolmannen osapuolen järjestelmä, tiedonsiirto, tietopisteet ja vastuullinen osapuoli.

Ajoittaa:

Jokaisen verkkoehdotuksen vastauksen tulee sisältää luettelo, joka vastaa projektin virstanpylvästä. Tämä kertoo ostajalle, kuinka paljon aikaa kuluu kunkin virstanpylvään suorittamiseen ja vastaako projekti antamaasi aikataulua.

Virstanpylväät:

Jos on asetettu virstanpylväitä, tiimi työskentelee tehokkaammin saavuttaakseen tavoitteen verkkosivuston suunnitteluprosessin jokaisessa vaiheessa, ennen kuin siirtyy eteenpäin seuraavassa vaiheessa. Tyypillisiä virstanpylväitä ovat yleensä beta-testaus ja/tai käynnistäminen, sisällön siirto, teemakoodaus, graafinen suunnittelu, tietoarkkitehtuuri, löytäminen ja käyttöönotto.

Viiveet:

Projektien viivästykset johtuvat yleensä sekä kehittäjästä että tilaajasta. On tärkeää ymmärtää, kuinka näitä viivästyksiä voidaan käsitellä onnistuneesti ja kuinka se muuttaa web-suunnitteluprojektin yleistä aikataulua ja budjettia.

Maksuehdot:

Jos kyseessä on pienempi verkkosivuprojekti, ostajan on maksettava 50% maksusta projektin alussa ja 50% valmistumisen jälkeen. Toisaalta, jos on olemassa suurempia verkkosivustoprojekteja, maksut perustuvat asetettuihin ajoituksiin tai virstanpylväisiin. Varmista, että maksuehdot on määritelty selkeästi ehdotuksessasi.

Kulut:

Kulut sisältävät tavallisesti arkistokuvat, laajennuslisenssit, isännöintimaksut, verkkotunnusmaksut ja/tai matkat. Varmista, että ehdotuksessa on oltava asianmukaiset tiedot kaikista kuluista ja että ostaja on vastuussa maksusta.

Käyttäjäkoulutus:

Jos käyttäjä on uusi CMS:n käyttäjä, ehdotus saattaa sisältää ohjeita koulutusdokumenttien, interaktiivisten koulutustilaisuuksien ja/tai verkkokoulutustyökalujen kirjoittamiseen. Muista, että koulutusmenetelmien on vastattava käyttäjäkuntasi menetelmiä.

Takuuaika:

Takuuaika kattaa yleensä verkkosivuston ohjelmistovirheiden korjaamisen. Takuuaika, joka on tyypillisesti asetettu tietylle päiväjaksolle, ja se on mainittava sopimuksessa tai ehdotuksessa. Tämä takuu kattaa verkkosivuston kehittäjän koodauksen, mutta ei kolmannen osapuolen laajennuksia tai laajennuksia.

Jatkuva kunnossapito:

Älä koskaan sekoita huoltoa takuuaikaan; ne ovat hyvin erilaisia ​​kuin takuuajan. Ylläpitosopimus on maksettava vuosittain tai kuukausittain, ja sitä käytetään verkkokehittäjäpäivitysten tarjoamiseen järjestelmään ja ohjelmistoon ajan mittaan. WordPress-verkkosivustoilla jatkuva ylläpito sisältää koko WordPress-ydinohjelmiston ja mahdollisten verkkosivustolle asennettujen lisäosien päivittämisen. Jatkuva ylläpito sisältää myös henkilökohtaista apua, raportointia, varmuuskopioita, valvontaa ja turvallisuutta tarvittaessa.

Liven jälkeinen tuki tarvittaessa:

Ei ole välttämätöntä, että jokainen yritys tarvitsee tai haluaa huoltosopimusta. Ylläpitosopimuksen sijasta jotkin yritykset vaativat tilaustyötä käyttöajan jälkeistä tukea. Tämä laskutetaan yleensä tuntiperusteisesti ja sitä hallinnoidaan tukijärjestelmän tai lipun kautta.

Seuraavat vaiheet verkkosivuston RFP-prosessissa:

Kun olet käynyt läpi kaikki RFP-vastaukset ja rajannut valitun toimittajan, nyt on aika keskittyä seuraavaan vaiheeseen, jossa neuvotellaan lopullisista yksityiskohdista ja sopimuksista.

Vaikka Internet on täynnä sopimusneuvotteluja koskevia suosituksia, älä jää jumiin prosessin yksityiskohtiin. On tärkeää pitää mielessä, että tämä vaihe on viimeinen askel ennen pitkää kumppanuutta valitun verkkokehittäjän kanssa.

Neuvotteluissa keskitytään avoimien asioiden tai kysymysten ratkaisemiseen, mikä puolestaan ​​antaa sinulle vankan perustan suunnittelu- ja toteutusprosessin aloittamiselle. Mene sopimusneuvotteluihin kiinnittäen huomiota avoimien asioiden ratkaisemiseen ja selvittäen mahdolliset sekaannukset.

Jos valittu projektitiimi on tehnyt hienoa työtä projektin laajuuden kanssa ja he valitsivat oikean kehittäjän, neuvottelut eivät saa olla muuta kuin allekirjoitusta. Jos tiimi on valinnut väärän web-suunnittelutoimiston, projekti voi osoittautua riittäväksi pakottaakseen tiimin miettimään kakkosyritystä.