Los 20 principales requisitos de diseño web que toda respuesta a RFP debe incluir

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Recientemente has visto muchas publicaciones sobre los requisitos, contratos y propuestas de diseño de un sitio web. ¿Cuál es la razón detrás de esto?

Esto se debe a que si desea lanzar un diseño de sitio web exitoso, necesitará más que imágenes, textos y código de software. A continuación se encuentran los principales requisitos de diseño web que debe incluir cada respuesta a la Solicitud de propuesta (RFP).

##### El éxito del diseño de un sitio web es el resultado directo de una documentación sólida y un proceso estructurado

La ejecución de un proyecto de diseño web efectivo comienza y termina con una documentación sólida. Esta documentación sólida puede ser en forma de declaración de trabajo, contrato o propuesta. El nombre de este documento es menos esencial que la información contenida en el documento.

Ya sea que se trate de una empresa grande o pequeña, es necesaria una documentación sólida para ejecutar cualquier proyecto web que se ajuste al presupuesto, a la tarea ya tiempo.

Cuanto más preste atención al documento en el proceso de ventas, más fluido y fácil será todo el proceso para todos los involucrados. Aquí, en este artículo, arrojamos luz sobre la evaluación y revisión de las respuestas a la Solicitud de propuesta (RFP). ¡Echar un vistazo!

##### Evaluación de las respuestas a la RFP

¿Revisar y evaluar las respuestas de la RFP suena fácil? Pero en realidad, suena más fácil de lo que realmente es cuando lo practicas.

Si el equipo que está a cargo del proyecto solicita cotizaciones de diferentes agencias de diseño, la tarea de evaluar propuestas de diseño web puede sentirse abrumado. Ok, no solo lo sienten, pero en realidad puede ser abrumador.

Cuanto mayor sea el número de lesiones RFP, mayores serán las variaciones y el conjunto de respuestas dentro de esas propuestas. Con suerte, al final, cuando se preseleccionó, se hizo una lista corta de desarrolladores web antes de enviar la RFP que mantendrá esta numeración limitada y hará que todo el proceso de revisión sea un poco más fácil.

##### Una vez que reciba una propuesta de sitio web, es mejor hacerle algunas preguntas cruciales para comenzar. Estas preguntas suelen incluir

– ¿Es posible entregar la propuesta dentro del cronograma dado en el proyecto?
– ¿Está esta propuesta dentro de las restricciones presupuestarias del proyecto?
– ¿La respuesta a la RFP que recibe aborda todos los requisitos del diseño de un sitio web?
– ¿La respuesta a la RFP está bien escrita y es fácil de entender?
– ¿La respuesta a la RFP que recibió se presentó de manera profesional?
– ¿Se brindó la respuesta dentro del plazo establecido?

Las preguntas anteriores son, sin duda, preguntas de alto nivel, pero ayudan a eliminar a cualquier empresa de diseño web que sea claramente extraña. Una respuesta a la RFP incompleta, tardía o poco profesional debe recibir una señal de alerta sobre el posible desarrollo del sitio web. También concierna una respuesta de RFP que cita un precio el doble o el triple de su presupuesto.

Ahora que ha recibido todas las respuestas y también ha dado una bandera roja a las empresas que claramente no encajan, ahora es el momento de revisar cada respuesta de RFP a fondo para que le sea fácil comparar las respuestas de RFP en una manera más manzanas con manzanas.

Requisitos de diseño web que deben buscarse en cada respuesta de RFP

Hay diferentes longitudes de respuestas RFP. Por lo tanto, es mejor no centrarse en el número de páginas o el volumen de texto. Lo que más importa es la solución y el contenido presentado en la respuesta.

Al momento de revisar las respuestas de RFP, siempre tenga en cuenta que cada respuesta cubre algunos elementos importantes de cualquier proyecto web. Asegúrese de que estos requisitos de diseño web incluyan, entre otros, los detalles que se proporcionan a continuación.

##### Plan de proyecto:

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Esto debe incluir un alto nivel y una enorme lista de tareas del proyecto. Si bien es solo un plan inicial, no será tan detallado como el plan final en sí, pero debe contener suficientes detalles para que pueda comprender fácilmente el flujo de construcción, desarrollo, diseño y descubrimiento.

##### Herramientas de gestión de proyectos:

Debe haber una lista adecuada de las herramientas de gestión de proyectos de la agencia de diseño. Cada empresa tiene un conjunto de herramientas de gestión de proyectos diferente, ya que dentro de una empresa hay muchas opciones excelentes disponibles. Lo más importante es asegurarse de que haya una estructura adecuada para el proceso de gestión de proyectos y que las tareas, las fechas y los propietarios asignados se documenten de manera que se entiendan fácilmente.

##### Miembros del equipo:

Diferentes agencias de diseño ofrecen diferentes estructuras para sus equipos. Cuanto más grande sea la agencia de diseño web, más grande será el equipo del proyecto que trabaje en ella. Como comprador, es fundamental que sepas quiénes trabajarán contigo en tu equipo y cuál es la capacidad de trabajo que aportarán. No es necesario tener un currículum completo de cada miembro del equipo, pero al menos tienes una lista de las personas que trabajarán contigo en los próximos meses.

##### Tecnología de referencia y sistema de gestión de contenido:

Si la RFP de su sitio web no especificó una solución de CMS deseada, este será un elemento esencial de la propuesta. Asegúrese de que las respuestas de la RFP enumeren un CMS completo de elección y cualquier tecnología adicional que se necesite para implementar y codificar el nuevo sitio web. Tome nota especial de cualquier propiedad. Inmediatamente dé una bandera roja a un paquete de CMS patentado, ya que lo encierra en ese desarrollador web durante la vida del sitio web.

##### Entregables:

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Esta es otra lista muy importante porque indica lo que se le entregará cuando entre en funcionamiento. Esto podría incluir complementos utilizados, volumen de migración de contenido, plantillas de diseño y mucho más relacionado con el proyecto.

##### Lista de funcionalidades:

Esta es otra lista muy importante si el sitio web que vas a diseñar es más que un simple sitio web de folletos. Cuanto más complejo sea su sitio web, más detallada debería ser la lista de funciones.

##### Migración de contenido:

Si el proyecto del sitio web incluirá la migración de contenido, recuerde enumerar la cantidad de contenido que se migrará a su nuevo sitio web. Esto puede incluir archivos adjuntos, usuarios, eventos, productos, publicaciones, páginas, etc. Si el volumen y la naturaleza del contenido no están definidos, generará costos adicionales y un aumento del alcance tanto para usted como para la agencia de diseño.

##### ESTE:

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¡Nunca te olvides del SEO! Esto podría incluir redireccionamientos 301, meta definición, optimización en la página, palabra clave requerida para el mapeo de la página e investigación de palabras clave. Si confía en el SEO orgánico, proteja esta fuente de tráfico durante el rediseño. Lo mejor y más fácil de hacer esto es asegurarse de que este tema esté centrado y en primer lugar durante la propuesta del proyecto y el proceso de determinación del alcance.

##### Uso de la imagen:

Es esencial comprender cuidadosamente la asignación y propiedad de las imágenes que el diseñador utilizó dentro del proyecto de diseño web. Pregunta en la agencia de diseño web sobre la persona responsable de la colocación, edición, compra y selección de imágenes. Esto variará de un proyecto a otro, por lo que es mejor definirlo claramente en una etapa temprana.

##### Exclusiones:

Si bien no es necesario incluir exclusiones en cada propuesta que haga, no se olvide de incluirlas en cualquier momento en que usted y el cliente discutan cualquier tema que no esté incluido en el proyecto del sitio web. Esto ayuda al comprador a protegerse en el proceso posterior, pero también aclara sus entregables para el cliente.

##### Capacidad de respuesta móvil:

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Hoy en día, ningún sitio web está completo sin capacidad de respuesta móvil. Debería ser la parte principal de cualquier sitio web moderno. Pero varía según el tamaño del sitio web. Hay muchas grandes empresas que tienen una aplicación móvil o sitios web independientes. Está bien, si no tiene un sitio web móvil separado, asegúrese de que la propuesta que diseñe debe contener un lenguaje que pueda manejar fácilmente la visualización adaptada a tabletas y teléfonos.

##### APIs y/o integración de terceros:

Las empresas grandes y medianas suelen tener una gran cantidad de paquetes de software y sistemas dentro de su organización. Estos sistemas se utilizan para comunicarse fácilmente con el nuevo sitio web sincronizando, empujando y extrayendo datos. Si a veces es necesario usar API o integración, asegúrese de que la propuesta defina el sistema de terceros, la transferencia de datos, los puntos de datos y la parte responsable.

##### Cronograma:

Cada respuesta de propuesta web debe incluir una lista que corresponda al hito del proyecto. Esto le dirá al comprador cuánto tiempo se requiere para completar cada hito y si el proyecto se alineará con su cronograma dado.

##### Hitos:

Si hay hitos establecidos, el equipo trabajará de manera más efectiva para alcanzar el objetivo en cada etapa del proceso de diseño del sitio web antes de avanzar a la siguiente etapa. Los hitos típicos generalmente incluyen pruebas beta o lanzamiento, migración de contenido, codificación de temas, diseño gráfico, arquitectura de información, descubrimiento y puesta en marcha.

##### Retrasos:

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Los retrasos en los proyectos suelen deberse tanto al desarrollador como al cliente. Es esencial comprender cómo manejar con éxito estos retrasos y cómo alterará el cronograma y el presupuesto general del proyecto de diseño web.

##### Términos de pago:

Si hay un proyecto de sitio web más pequeño, el comprador debe pagar un pago del 50% al comienzo del proyecto y el 50% después de la finalización. Mientras que, por otro lado, si hay proyectos de sitios web más grandes, los pagos se basan en tiempos o hitos establecidos. Asegúrese de que los términos de pago estén claramente definidos en su propuesta.

##### Gastos:

Los gastos generalmente incluyen imágenes de archivo, licencias de complementos, tarifas de alojamiento, tarifas de dominio y/o viajes. Asegúrese de que debe haber detalles adecuados de todos y cada uno de los gastos dentro de la propuesta y que el comprador sea responsable del pago.

##### Entrenamiento de usuario:

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Si el usuario es nuevo en el CMS, la propuesta podría contener algunas pautas para escribir documentación de capacitación, sesiones de capacitación interactivas o herramientas de capacitación en línea. Tenga en cuenta que la metodología de capacitación debe coincidir con la de su base de usuarios.

##### Período de garantía:

El período de garantía generalmente cubre la corrección de cualquier error de software dentro del sitio web. Período de garantía, generalmente establecido para un período particular de días y debe establecerse en el contrato o propuesta. Esta garantía cubriría la codificación por parte del desarrollador del sitio web, pero no las extensiones o complementos de terceros.

##### Mantenimiento en proceso:

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Nunca confunda el mantenimiento con el período de garantía; son muy diferentes a los del período de garantía. Se debe pagar un acuerdo de mantenimiento de forma anual o mensual y se utiliza para proporcionar actualizaciones del sistema y el software al desarrollador web a lo largo del tiempo. Para los sitios web de WordPress, el mantenimiento continuo incluiría la actualización de todo el software central de WordPress y cualquier complemento instalado en el sitio web. El mantenimiento continuo también incluye asistencia personalizada, informes, copias de seguridad, monitoreo y seguridad cuando sea necesario.

##### Soporte post-live cuando sea necesario:

No es necesario que todas las empresas necesiten o quieran un contrato de mantenimiento. En lugar de un acuerdo de mantenimiento, algunas empresas exigirán un soporte post-en vivo bajo demanda. Esto generalmente se factura por hora y se administra a través de un sistema de soporte o ticket.

### Próximos pasos involucrados en el proceso de RFP del sitio web:

Una vez que haya revisado todas las respuestas de la RFP y se haya limitado al proveedor elegido, ahora es el momento de concentrarse en el siguiente paso que es negociar los detalles finales y los contratos.

Si bien Internet está lleno de recomendaciones sobre negociaciones de contratos, no se detenga en las minucias del proceso. Es importante tener en cuenta que este paso es el último paso antes de iniciar una asociación a largo plazo con el desarrollador web seleccionado.

Esta negociación se concentra en resolver cualquier problema o pregunta abierta, lo que a su vez le brindará una base sólida para iniciar el proceso de diseño e implementación. Inicie las negociaciones del contrato prestando atención a la resolución de cualquier problema abierto y a la aclaración de cualquier punto de confusión.

Si el equipo de proyecto elegido ha hecho un gran trabajo con el alcance del proyecto y seleccionó al desarrollador correcto, las negociaciones no deben ser más que una firma. Si en caso de que el equipo haya seleccionado la agencia de diseño web equivocada, el proyecto puede resultar suficiente para obligar al equipo a pensar en la empresa número dos.

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