আপনার ইমেল আরও উত্পাদনশীলভাবে কীভাবে পরীক্ষা করবেন তা এখানে
ম্যাককিনসে গ্লোবাল ইনস্টিটিউটের 2012 সালের একটি প্রতিবেদনে দেখা গেছে যে গড় ব্যক্তি তাদের কর্মদিবসের 28% ইমেল পরিচালনা করতে ব্যয় করে। এছাড়াও, অন্যান্য গবেষণায় আবিষ্কৃত হয়েছে:
- আমরা ঘন্টায় গড়ে 11 বার আমাদের ইমেল চেক করি। 1 )
- 84% লোক কাজ করার সময় পটভূমিতে ইমেল খোলা রাখে। 2 )
- 64% লোক নতুন বার্তা সম্পর্কে তাদের সতর্ক করতে ইমেল বিজ্ঞপ্তিগুলি ব্যবহার করে৷ ৩ )
- প্রাপ্ত সমস্ত ইমেলের 70% প্রাপ্তির প্রথম 6 সেকেন্ডের মধ্যে খোলা হয়। ৪ )
- একটি বার্তা খোলার পরে, আপনি বাধা দেওয়ার আগে যে টাস্কে কাজ করেছিলেন তা পুনরায় শুরু করতে আপনার গড়ে 64 সেকেন্ড সময় লাগে৷ ৫ )
এই পরিসংখ্যানগুলি অবিশ্বাস্য—এবং ইমেল সর্বব্যাপী হলেও, এটি এর খরচ ছাড়া নয়। মনোযোগী গবেষক গ্লোরিয়া মার্ক আবিষ্কার করেছেন, একটি নির্দিষ্ট দিনে আমরা ইমেলে যত বেশি সময় ব্যয় করি, আমরা আমাদের উত্পাদনশীলতাকে তত কম বলে অনুভব করি এবং আমরা তত বেশি চাপ অনুভব করি । ইমেল জ্ঞানীয় ওভারলোডের অনুভূতিতেও উল্লেখযোগ্যভাবে অবদান রাখে। গ্লোরিয়ার মতে, এর জন্য অনেকগুলি কারণ দায়ী, যার মধ্যে রয়েছে:
- ইমেল অনুরোধে স্বচ্ছতার অভাব;
- ইমেইলে যে কাজের দাবি করা হচ্ছে;
- দুর্বল ইমেল ব্যবস্থাপনা কৌশল;
- নিয়ন্ত্রণ হারানোর অনুভূতি;
- ইমেইল থ্রেড ট্র্যাক রাখা সমস্যা;
- ইমেলের কারণে বাধা;
- দ্রুত উত্তর দেওয়ার জন্য সামাজিক চাপ (বিশেষ করে যখন প্রেরক সাংগঠনিক শ্রেণিবিন্যাসে উচ্চতর হয়)।
এর উপরে, গ্লোরিয়া বলেছেন “ইমেল সাধারণত প্রেরকের চেয়ে প্রাপ্তির উপর বেশি খরচ করে।”
আমি তৃতীয় পয়েন্টটি বোল্ড করেছি কারণ এটি এমন একটি যার উপর আমাদের সবচেয়ে বেশি নিয়ন্ত্রণ রয়েছে। আমরা এটিকে আরও কার্যকরী এবং ইচ্ছাকৃতভাবে পরিচালনা করে ইমেল-প্ররোচিত অনেক চাপ কমাতে পারি।
গ্লোরিয়ার গবেষণা অনুসারে, তিনটি প্রধান উপায়ে আমরা আমাদের ইমেল পরিচালনা করতে পারি:
- যখনই আমরা একটি নতুন বিজ্ঞপ্তি পাই চেক করে;
- বাহ্যিক বিজ্ঞপ্তির সাহায্য ছাড়াই যখনই আমরা বেছে নিই তা যাচাই করে (এভাবে একাধিক ইমেলের সাথে কাজ করাকে “ব্যাচিং” বলা হয়);
- এই উভয় পদ্ধতির একটি মিশ্রণ নিযুক্ত করে.
কোনটি সবচেয়ে কার্যকর?
খুঁজে বের করার জন্য, গ্লোরিয়া এবং তার গবেষক দল মাইক্রোসফ্টের 40 জন কর্মচারীর উপর একটি হার্ট রেট মনিটর বেঁধেছেন এবং ইমেল কার্যকলাপ লগ করার জন্য তাদের কম্পিউটারে একটি প্রোগ্রাম ইনস্টল করেছেন। অংশগ্রহণকারীরা প্রতি সন্ধ্যায় একটি সমীক্ষার মাধ্যমে তাদের দৈনিক উত্পাদনশীলতাও রিপোর্ট করেছে। গ্লোরিয়া এবং তার দল প্রতিটি অংশগ্রহণকারীদের হৃদস্পন্দনের পরিবর্তনশীলতার দিকে নজর দিয়েছে-“মানসিক চাপের একটি ভাল-প্রমাণিত সূচক যা গবেষণা এবং ক্লিনিকাল স্টাডিতে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।” এই ডেটা সংগ্রহ করার পরে, দলটি তাদের ইমেল পরিচালনার কৌশলের সাথে যুক্ত কর্মীদের মানসিক চাপ এবং উত্পাদনশীলতার স্তর পরীক্ষা করে। তারা দেখেছে যে 30.8% কর্মচারী বিজ্ঞপ্তি পাওয়ার পরে সারা দিন তাদের ইমেল চেক করেছে, 41% তাদের ইমেল ব্যাচ করেছে এবং পছন্দ অনুসারে নতুন বার্তাগুলির জন্য পরীক্ষা করেছে এবং 28.2% একটি মিশ্র কৌশল গ্রহণ করেছে।
তাদের কিছু আবিষ্কার ছিল আকর্ষণীয়:
- ব্যাচিং ইমেল কর্মীদের আর বেশি উত্পাদনশীল করেনি;
- যারা ইমেল ব্যাচ করেছেন তারা সারা দিন বার্তাগুলির জন্য যারা চেক করেছেন তাদের মতোই বেশি চাপ অনুভব করেছেন;
- অংশগ্রহণকারীরা ইমেলে যত বেশি সময় ব্যয় করেছে, তারা তাদের উৎপাদনশীলতাকে তত কম মূল্যায়ন করেছে;
- লোকেরা ইমেলে যত বেশি সময় ব্যয় করে, তাদের চাপের মাত্রা তত বেশি।
কিছু অন্যান্য কৌতূহলী অনুসন্ধান: অংশগ্রহণকারীরা প্রতিদিন ইমেলে 1.5 ঘন্টা ব্যয় করেছে; তারা দিনে 77 বার নতুন বার্তা পরীক্ষা করে; এবং কর্মচারীদের তাদের চাকরিতে যত বেশি স্বায়ত্তশাসন ছিল, তারা তত কম ঘন ঘন নতুন বার্তাগুলির জন্য চেক করেছে।
এই ফলাফলগুলি – বিশেষত ইমেল ব্যাচিং সম্পর্কে – বিশাল, এবং গ্লোরিয়া এবং তার দল একমত। “জনপ্রিয় মিডিয়াতে অনেক দাবি করা হয়েছে যে ব্যাচিং ইমেল মানুষকে আরও উত্পাদনশীল হতে এবং কম চাপ অনুভব করতে পরিচালিত করবে। আমাদের গবেষণায় উত্পাদনশীলতার জন্য এই দাবিগুলির জন্য কিছু সমর্থন পাওয়া গেছে তবে শুধুমাত্র উচ্চ ইমেল ব্যবহারের সাথে।” (জোর আমার.)
নেওয়ার জন্য কয়েকটি বড় পাঠ রয়েছে:
- আপনি কীভাবে আপনার ইমেল চেক করতে পছন্দ করেন তা বিবেচ্য নয় — তবে আপনার বার্তাগুলির জন্য টোল চেকিং আপনার উত্পাদনশীলতার উপর বিবেচনা করা উচিত। একটি নতুন ইমেল খোলার পরে ট্র্যাকে ফিরে আসতে গড়ে 64 সেকেন্ড সময় লাগে৷
- আপনি ব্যাচ যাচ্ছেন, কম ঘন ঘন ব্যাচ. যদিও এই অধ্যয়নটি পরামর্শ দেয় যে ব্যাচিং কাজ করে না যখন আপনি এটি সারা দিন প্রায়শই করেন, আমি এখনও যুক্তি দেব যে ব্যাচিং একটি শক্তিশালী কৌশল যখন খুব কমই করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, আমি দিনে মাত্র একবার নতুন বার্তাগুলি পরীক্ষা করি এবং দেখেছি যে আমি এইভাবে ইমেলে অনেক কম সময় এবং মনোযোগ ব্যয় করি৷ গবেষণাটি এটিকে ব্যাক আপ করে: দিনে একবার আপনার ইমেল চেক করলে চাপ কমতে পারে না, এটি একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ সময় বাঁচাতে দেখানো হয়েছে। ৬ )
- একচেটিয়াভাবে “বিশেষজ্ঞদের” কথা শুনবেন না। এখানে ব্যক্তিগত উত্পাদনশীলতা পরামর্শ সম্পর্কে জিনিস: এটা ব্যক্তিগত! একজন ব্যক্তির জন্য যা কাজ করে তা আপনার জন্য কাজ নাও করতে পারে—প্রত্যেকেরই আলাদা আলাদাভাবে কাজ করে এবং তাদের কাজও তাই। সমস্ত উত্পাদনশীলতার পরামর্শের মতো, জিনিসগুলি চেষ্টা করে দেখুন, যা কাজ করে তা করতে থাকুন এবং বাকিগুলি ছেড়ে দিন।
ইমেল পরিচালনা করা একটি জীবিকার জন্য জ্ঞানের কাজ করার একটি অপরিহার্য অংশ —কিন্তু এটিকে কম পরীক্ষা করে এবং আরও ইচ্ছাকৃতভাবে পরিচালনা করার মাধ্যমে, আমরা কম চাপে পড়তে পারি এবং আরও অনেক গুরুত্বপূর্ণ জিনিসের জন্য মূল্যবান সময় এবং মনোযোগ বাঁচাতে পারি।