Din guide till effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Effektiv kommunikation är nödvändig oavsett var du är eller vem du kan prata med.

På en arbetsplats är dock kommunikationsförmåga kanske den enda personliga egenskapen som kan avgöra framgången för din karriär. Faktum är att bristen på effektiv kommunikation kan störa andra faktorer som effektivitet, mål och moralen i ett företag.

Termen ”bra kommunikationsförmåga” har använts så överdrivet att människor har blivit osäkra på dess innebörd. Goda kommunikationsförmåga tyder på att du kan förstå instruktioner och vidarebefordra information på ett enkelt men otvetydigt sätt. Det är en av de mest grundläggande men väsentliga färdigheterna du kan ha som anställd. Faktum är att kommunikationsförmåga är en av de första sakerna som intervjuare bedömer hos en kandidat.

Delar av effektiv kommunikation

Ofta glömmer människor att god kommunikationsförmåga är mer än att ”kunna prata bra”. Visst, språkkunskaper är avgörande för att kommunicera effektivt. Men det finns många andra faktorer för effektiv kommunikation.

Aktivt lyssnande

Kommunikation är en dubbelriktad väg. Det är därför det är lika viktigt att lyssna, om inte mer, som att tala. På arbetsplatsen behöver du lyssna på personen framför dig för att förstå deras tankeprocess. Utan aktivt lyssnande kan du säga något som är utanför ämnet, vilket leder till missförstånd. Ett av de bästa sätten att träna aktivt lyssnande är genom att ställa frågor. Du kan också omformulera vad de har sagt och upprepa det för dem. Detta kommer att försäkra den andra personen att du har förstått vad de försökte kommunicera.

Tålamod

Du kommer att möta en mångfaldig grupp människor på din arbetsplats. Under ett samtal kan det vara frustrerande och överväldigande när det verkar som om du inte kan få fram din poäng. Därför är det viktigt att träna på att ha tålamod med inte bara andra utan också med dig själv. Du kan inte förvänta dig att alla du möter ska förstå dig från första början. Ta dig tid och få dem att förstå. Detta är särskilt viktigt om du är på en ledande position som en chef eller en teamleader. Du måste ha tålamod med ditt team så att de känner sig trygga och kan kommunicera mer öppet med dig. Öppen kommunikation är avgörande för lagarbete.

Tydlighet och sammanhållning

Innan du inleder någon konversation på din arbetsplats, se till att ha ett syfte bakom det. Håll en anteckning i ditt huvud om vad du försöker uppnå med denna kommunikation. Skapa en översikt över de poäng du vill leverera. För lika viktigt som det är att skicka rätt budskap, är det också viktigt att göra det tydligt och sammanhållet. Otydlighet kommer bara att leda till förvirring och fel, vilket i slutändan kommer att resultera i förseningar och dåligt beslutsfattande. Oavsett om du pratar med en kollega, en senior eller en underordnad, kom ihåg att hålla samtalet tydligt och rakt på sak. Tydlighet kommer att resultera i att saker görs i rätt tid.

Empati

Att arbeta som en del av ett team innebär att du måste vara öppen för andra människors idéer också. Så oavsett om du håller med dem eller inte, måste du finna det i dig själv att vara öppen för deras idéer och åsikter. Även när du inte håller med någon, måste du respektera deras åsikter. Ja, det är lättare sagt än gjort. Men du måste känna empati med personen, sätta dig själv i deras skor för att förstå varför de kan ha agerat på ett visst sätt. Dessutom kan du alltid ställa frågor för att bättre förstå deras situation.

Positiv attityd

Vi har alla dåliga dagar eller dagar när vi känner oss under vädret. Även om det är okej att ge dig själv lite tid att komma tillbaka till tempot, bär inte den energin till jobbet. Låt det inte påverka hur du hanterar människor på jobbet. Försök att behålla en positiv attityd på jobbet oavsett vad som kan hända i ditt personliga liv. Å andra sidan, om du har problem med människor på jobbet, prata ut det! Nå ut till dessa människor och hitta ett sätt att komma förbi det och övervinna dina problem. Vad du än gör, kom bara ihåg att ta itu med situationen. För om du väljer att undertrycka det kommer dina utmaningar bara att växa sig större, till den grad att de belastar dig och därmed gör saken värre.

Tonfall

Tonfallet är ett avgörande element i kommunikationsprocessen. Det kan ställa in hela stämningen i konversationen. Om du till exempel startar konversationen på ett irriterat eller aggressivt sätt, är det högst troligt att personen du pratar med kommer att svara på liknande sätt. Tonen i rösten inkluderar de känslor du införlivar såväl som volymen du använder. En mening kan ha flera betydelser beroende på din ton samt de ord du valde att betona. Dessutom är tonläget inte bara tillämpligt på samtal med kollegor utan även för kundnära jobb. Speciellt om du inte vill göra situationer värre med en redan arg kund måste du prata med dem lugnt.

Ärlighet och öppenhet

Bra kommunikation kräver att människor är ärliga och öppna mot varandra. Försök att ha ett öppet sinne när du pratar med någon. Gör ett åtagande att förstå deras synvinkel innan du drar till en slutsats eller slår tillbaka på dem, vilket leder till ett meningslöst argument. Försök att förhandla och nå en medelväg. Att närma sig varje konversation med ett öppet sinne kommer att resultera i mer framgångsrika resultat. Var dessutom alltid ärlig. Om du har problem med något på jobbet, kontakta en HR eller din chef. Peka på saker som kan störa dig. Om du går in med ett ärligt förhållningssätt kommer de att känna av det och hänge sig åt konversationen på riktigt.

Hur man implementerar effektiv kommunikation på jobbet

Som arbetsgivare är det viktigt för dig att anstränga dig för att implementera effektiv kommunikation på din arbetsplats. När allt kommer omkring leder effektiv kommunikation till en produktiv arbetsyta. Men när du har att göra med så många människor samtidigt kan det vara lite överväldigande. Detta eftersom de alla skiljer sig åt vad gäller personligheter, tankeprocesser, förståelsekapacitet, arbetsmoral och så vidare.

Här är några sätt med hjälp av vilka du kan implementera effektiv kommunikation mellan dina anställda:

Utbildningsprogram för anställda

Som nämnts tidigare är varje anställd olika. Det är inte nödvändigt att alla är sociala eller har interaktiva förmågor. Ibland behöver man ta det ur folk. Ett bra sätt att gå till väga är genom att organisera utbildningsprogram för anställda på jobbet. Dessa program kan vägleda människor om hur man lättar inför varandra och blir mer bekväma med att umgås. Anställda kan lära sig hur effektiv kommunikation kan öka deras produktivitetsnivåer. Ditt program kan bestå av ämnen som lyssnande, grundläggande kommunikation, onlinekommunikation, etc.

Föregå med gott exempel

Ett av de bästa sätten att få medarbetarna ombord med effektiv kommunikation är att föregå med gott exempel. Att modellera bra och effektiv kommunikation inför dina anställda kan vara ett bra sätt att uppmuntra socialt lärande. Detta gäller särskilt för mindre företag och företag där en arbetsgivares karaktär och attityd kan ha stor inverkan på den anställdes tankesätt. Det mesta av deras arbete går ut på att kommunicera ansikte mot ansikte med varandra dagligen.

Därför, om arbetsgivaren föregår med gott exempel, kommer de anställda att följa igenom. Anställda kommer att modellera sitt beteende enligt det exempel som deras chef har. Å andra sidan, om du arbetar i ett stort företag – kan du koppla ihop nya medarbetare med gamla medarbetare som redan tränar på effektiv kommunikation.

Arbetsledare

Ett annat effektivt sätt att implementera effektiva kommunikationsförmåga på din arbetsplats är genom att sätta anställda med effektiv kommunikationsförmåga i ledande eller ledarskapsroller. Genom att vara en teamledare eller en handledare kan dessa anställda överföra dessa färdigheter till sina medarbetare. Som ett resultat kommer de lag eller grupper som de kommer att ansvara för att följa upp. Dessutom, när anställda kommer att se människor befordras till chefsnivåer, kommer det inte bara att sätta ribban rätt för varje anställd utan också motivera dem att arbeta hårdare med sina färdigheter.

Prestationsbedömningar

Prestationsbedömningar är en stor källa till motivation för medarbetarna. En policy som arbetsgivare kan implementera är att inkludera kommunikationsförmåga och effektivitet i sina resultatrapporter eller utvärderingar. På så sätt kommer medarbetarna att motiveras att arbeta med sin kommunikationsförmåga och uppnå sina mål. Du kan också sätta upp mål för anställda och ge dem incitament att uppnå dessa mål. Du kan erbjuda belöningar eller sätta upp ett belöningsprogram för anställda som uppnår sina kommunikationsmål.

Teambuildingövningar

Teambuildingövningar är ett bra sätt att få människor att knyta an till varandra och lära känna varandra. Och ju bättre band det är mellan anställda, desto bättre blir de på att kommunicera med varandra. Engagera dina team och medarbetare i aktiviteter som får dem att arbeta sammanhållet för att stärka sin kommunikation med varandra.

Förenkla kommunikationskanaler

De flesta företag ägnar sig åt strikta kommunikationskanaler och kedjor som gör det svårt för ett fritt kommunikationsflöde inom organisationen. Att ständigt övervaka sina kommunikationskanaler som e-post, snabbmeddelanden, slaka kanaler, etc kommer bara att lägga onödig stress för dina anställda. Skapa anställningskanaler som är lättare att gå igenom och inte överbelasta de anställda. Gör den högsta ledningen mer öppen och tillgänglig för underordnade. När kommunikationskanalerna är enklare kommer medarbetarna att kommunicera oftare, vilket kommer att resultera i att deras kommunikationsförmåga förbättras.

Genomför en-mot-en-sessioner

Det har visat sig vara effektivt att anställda är mer benägna att säga ifrån och kommunicera när de pratas med dem personligen. Som chef måste du genomföra ofta en-till-en-sessioner med dina arbetsgivare. Oavsett om det är en nyanställd som ansluter sig som fräschare eller den assistent som har arbetat på ditt företag de senaste 4 åren. Ta tid för alla. Håll ditt uppträdande lugnt och balanserat under hela sessionen. Behåll naturlig ögonkontakt och få dem att känna sig bekväma.

Implementera ett återkopplingssystem

Kommunikation på ett sätt kan bara gå så långt. Skickar ut meddelanden, e-postmeddelanden, nyhetsbrev, etc – de skickar bara ut en sida av meddelandet. Implementera ett återkopplingssystem i ditt företags system. Uppmuntra anställda att delta och lämna feedback, uppmuntra dem att ställa frågor. Detta kommer inte bara att få dem att känna sig hörda utan också att de kan kommunicera bättre med ledningen. Detta kan göras med hjälp av formulär online eller under personalmöten. Denna metod är också bra för att välkomna några genuina förbättringar och idéer som kan tas i beaktande.

Oavsett vilket område vi arbetar inom har vi alla olika stilar och sätt att kommunicera. Anställda tillbringar en stor del av sina dagar med att arbeta på kontoret. Att hjälpa dem att hålla kontakten med organisationens mission och vision är ett sätt att förbättra medarbetarnas engagemang. Ju öppnare och effektivare kommunikationskanalerna på arbetsplatsen är, desto bättre kan vi hantera rykten och bristen på förtroende som uppstår när anställda känner att de inte hörs eller hålls i ögat.