Os 20 principais requisitos de design da Web que toda resposta de RFP deve incluir

Recentemente, você viu muitos posts sobre os requisitos, contratos e propostas de design de um site. Qual é a razão por trás disso?

Isso porque, se você deseja lançar um design de site de sucesso, precisará de mais do que imagens, textos e código de software. Abaixo estão os principais requisitos de web design que cada resposta de Solicitação de Proposta (RFP) deve incluir.

O sucesso de um design de site é resultado direto de documentação sólida e processo estruturado

A execução de um projeto de web design eficaz começa e termina com uma documentação sólida. Esta documentação sólida pode estar na forma de declaração de trabalho, contrato ou proposta. O nome deste documento é menos essencial do que as informações contidas no documento.

Quer você seja uma grande empresa ou uma pequena empresa, uma documentação sólida é necessária para executar qualquer projeto da Web que esteja dentro do orçamento, da tarefa e do prazo.

Quanto mais você prestar atenção no documento no processo de vendas, mais tranquilo e fácil será todo o processo para todos os envolvidos. Aqui neste artigo, lançamos luz sobre a avaliação e revisão das respostas da Solicitação de Proposta (RFP). Dar uma olhada!

Avaliando respostas de RFP

Revisar e avaliar as respostas da RFP parece fácil? Mas, na verdade, parece mais fácil do que realmente é quando você pratica.

Se a equipe que está lidando com o projeto solicitar orçamentos de diferentes agências de design, a tarefa de avaliar as propostas de web design pode deixá-los sobrecarregados. Ok, eles não apenas sentem – mas na realidade pode ser avassalador.

Quanto maior o número de lesões de RFP, maiores serão as variações e o conjunto de respostas dentro dessas propostas. Esperançosamente, no final, quando pré-selecionados, uma pequena lista de desenvolvedores da Web foi feita antes de enviar a RFP, o que manterá esse número limitado e tornará todo o processo de revisão um pouco mais fácil.

Depois de receber uma proposta de site, é melhor fazer algumas perguntas cruciais para você começar. Essas perguntas geralmente incluem

• É possível entregar a proposta dentro do prazo estipulado no projeto?
• Esta proposta está dentro das restrições orçamentárias do projeto?
• A resposta da RFP que você recebe atende a todos os requisitos de design de um site?
• A resposta da RFP está bem escrita e fácil de entender?
• A resposta da RFP que você obteve foi apresentada de maneira profissional?
• A resposta foi fornecida dentro do prazo determinado?

As perguntas dadas acima são, sem dúvida, perguntas de alto nível, mas ajudam a eliminar qualquer empresa de web design que seja claramente estranha. Uma resposta de RFP incompleta, atrasada ou não profissional deve receber uma bandeira vermelha sobre o potencial desenvolvimento do site. Também diga respeito a uma resposta de RFP que cita um preço duas vezes ou três vezes seu orçamento.

Agora que você recebeu todas as respostas e também deu uma bandeira vermelha para as empresas que claramente não se encaixam, agora é a hora de revisar cada resposta da RFP minuciosamente para que seja fácil para você comparar as respostas da RFP em uma maneira mais de maçãs para maçãs.

Requisitos de design da Web que devem ser observados em cada resposta de RFP

Existem diferentes comprimentos de respostas RFP. Portanto, é melhor não focar no número de páginas ou no volume do texto. O que mais importa é a solução e o conteúdo apresentado na resposta.

Ao revisar as respostas da RFP, lembre-se sempre de que cada resposta cobre alguns elementos importantes de qualquer projeto da web. Certifique-se de que esses requisitos de web design incluam, entre outros, os detalhes fornecidos abaixo.

Plano de projeto:

Isso deve incluir um alto nível e uma lista enorme de tarefas do projeto. Embora seja apenas um plano inicial, não será tão detalhado quanto o próprio plano final, mas deve haver detalhes suficientes para que você possa entender facilmente o fluxo de construção, desenvolvimento, design e descoberta.

Ferramentas de gerenciamento de projetos:

Deve haver uma lista adequada de ferramentas de gerenciamento de projetos da agência de design. Cada empresa tem um conjunto de ferramentas de gerenciamento de projetos diferente, pois dentro de uma empresa existem muitas opções excelentes disponíveis. O mais importante é garantir que haja uma estrutura adequada para o processo de gerenciamento de projetos e que as tarefas, datas e proprietários sejam documentados de forma que sejam facilmente compreendidos.

Membros do time:

Diferentes agências de design oferecem diferentes estruturas para suas equipes. Quanto maior for a agência de web design, maior será a equipe de projeto trabalhando nela. Como comprador, é fundamental que você saiba quem vai trabalhar com você na sua equipe e qual a capacidade de trabalho que eles vão prestar. Não é necessário ter um currículo completo de cada membro da equipe, mas pelo menos você tem uma lista de pessoas que trabalharão com você nos próximos meses.

Tecnologia de linha de base e sistema de gerenciamento de conteúdo:

Se a RFP do seu site não especificou uma solução de CMS desejada, pois isso será um elemento essencial da proposta. Certifique-se de que as respostas da RFP listem um CMS completo de sua escolha e qualquer tecnologia adicional necessária para implantar e codificar o novo site. Tome nota especial de qualquer coisa proprietária. Ao mesmo tempo, dê uma bandeira vermelha para um pacote CMS proprietário, pois ele prende você a esse desenvolvedor da Web durante a vida útil do site.

Entregáveis:

Esta é outra lista muito importante porque informa o que será entregue a você quando entrar em operação. Isso pode incluir plug-in utilizado, volume de migração de conteúdo, modelos de design e muito mais relacionados ao projeto.

Lista de funcionalidades:

Esta é outra lista muito importante se o site que você vai criar for mais do que um simples site de brochura. Quanto mais complexo for o seu site, mais detalhada deve ser a lista de funcionalidades.

Migração de conteúdo:

Se o projeto do site incluir migração de conteúdo, lembre-se de listar quanto conteúdo será migrado para o novo site. Isso pode incluir anexos, usuários, eventos, produtos, postagens, páginas e assim por diante. Se o volume e a natureza do conteúdo não forem definidos, haverá custos adicionais e aumento do escopo para você e para a agência de design.

ISTO:

Nunca se esqueça do SEO! Isso pode incluir redirecionamentos 301, metadefinição, otimização na página, palavra-chave necessária para mapeamento de página e pesquisa de palavras-chave. Se você confia no SEO orgânico, proteja essa fonte de tráfego durante o redesenho. O melhor e mais fácil de fazer isso é garantir que esse tópico seja o centro e o primeiro durante a proposta do projeto e o processo de definição do escopo.

Uso da imagem:

É essencial entender cuidadosamente a atribuição e a propriedade das imagens que o designer usou no projeto de web design. Pergunte à agência de web design sobre o responsável pela colocação, edição, compra e seleção das imagens. Isso variará de projeto para projeto, portanto, é melhor definir isso claramente em um estágio inicial.

Exclusões:

Embora não seja necessário incluir exclusões em todas as propostas que você fizer, não se esqueça de listá-las sempre que você e o cliente discutirem qualquer item que não esteja no projeto do site. Isso ajuda o comprador a se proteger no processo posterior, mas também esclarece suas entregas para o cliente.

Capacidade de resposta móvel:

Hoje, nenhum site está completo sem capacidade de resposta móvel. Deve ser a parte principal de qualquer site moderno. Mas varia de acordo com o tamanho do site. Existem muitas grandes empresas que possuem um aplicativo móvel ou sites separados. Tudo bem, se você não tiver um site móvel separado, certifique-se de que a proposta que você criar deve conter uma linguagem que possa gerenciar facilmente a exibição adaptada a tablets e telefones.

APIs ou/e integração de terceiros:

As empresas de médio e grande porte geralmente possuem um grande número de pacotes de software e sistema em sua organização. Esses sistemas são usados ​​para se comunicar facilmente com o novo site sincronizando, empurrando e puxando dados. Se APIs ou integração precisarem ser usadas às vezes, certifique-se de que a proposta defina o sistema de terceiros, a transferência de dados, os pontos de dados e a parte responsável.

Cronograma:

Cada resposta de proposta da web deve incluir uma lista que corresponda ao marco do projeto. Isso informará ao comprador quanto tempo é necessário para a conclusão de cada marco e se o projeto se alinhará ao cronograma determinado.

Conquistas:

Se houver marcos definidos, a equipe trabalhará com mais eficiência para atingir a meta em cada estágio do processo de design do site antes de avançar para o próximo estágio. Os marcos típicos geralmente incluem testes beta e/ou lançamento, migração de conteúdo, codificação de temas, design gráfico, arquitetura de informações, descoberta e entrada em operação.

Atrasos:

Os atrasos no projeto geralmente são causados ​​tanto pelo desenvolvedor quanto pelo cliente. É essencial entender como lidar com esses atrasos com sucesso e como isso alterará o cronograma e o orçamento geral do projeto de web design.

Termos de pagamento:

Se houver um projeto de site menor, o comprador terá que pagar 50% no início do projeto e 50% após a conclusão. Por outro lado, se houver projetos de sites maiores, os pagamentos serão baseados em prazos ou marcos definidos. Certifique-se de que as condições de pagamento estejam claramente definidas em sua proposta.

Despesas:

As despesas geralmente incluem imagens de estoque, licenças de plug-in, taxas de hospedagem, taxas de domínio e/ou viagens. Certifique-se de que deve haver detalhes adequados de cada despesa dentro da proposta e o comprador é responsável pelo pagamento.

Treinamento de usuário:

Se o usuário for novo no CMS, a proposta pode conter algumas diretrizes para escrever documentação de treinamento, sessões de treinamento interativas ou/e ferramentas de treinamento online. Lembre-se de que a metodologia de treinamento deve corresponder à de sua base de usuários.

Período de garantia:

O período de garantia geralmente cobre a correção de quaisquer bugs de software no site. Período de garantia, normalmente definido para um determinado período de dias e deve ser declarado no contrato ou proposta. Esta garantia cobriria a codificação pelo desenvolvedor do site, mas não extensões ou plug-ins de terceiros.

Manutenção em andamento:

Nunca confunda manutenção com prazo de garantia; eles são muito diferentes do período de garantia. Um contrato de manutenção deve ser pago anualmente ou mensalmente e é usado para fornecer atualizações de desenvolvimento do sistema e software ao longo do tempo. Para sites WordPress, a manutenção contínua incluiria a atualização de todo o software principal do WordPress e qualquer plug-in instalado no site. A manutenção contínua também inclui assistência individual, relatórios, backups, monitoramento e segurança quando necessário.

Suporte pós-live quando necessário:

Não é necessário que toda empresa precise ou queira um contrato de manutenção. Em vez de um contrato de manutenção, algumas empresas exigirão um suporte pós-venda sob demanda. Isso geralmente é cobrado por hora e gerenciado por meio de um sistema de suporte ou tíquete.

Próximas etapas envolvidas no processo de RFP do site:

Depois de passar por todas as respostas da RFP e selecionar o fornecedor escolhido, agora é hora de focar na próxima etapa que é negociar detalhes e contratos finais.

Embora a Internet esteja cheia de recomendações sobre negociações de contratos, não fique parado nas minúcias do processo. É importante ter em mente que esta etapa é a última etapa antes de firmar uma longa parceria com o desenvolvedor web selecionado.

Essa negociação se concentra na resolução de quaisquer problemas ou questões em aberto, o que, por sua vez, fornecerá a você uma base sólida para iniciar o processo de design e implementação. Entre nas negociações do contrato prestando atenção na resolução de quaisquer questões em aberto e esclarecendo quaisquer pontos de confusão.

Se a equipe de projeto escolhida fez um ótimo trabalho com o escopo do projeto e selecionou o desenvolvedor certo, as negociações não devem passar de uma assinatura. Caso a equipe tenha selecionado a agência de web design errada, o projeto pode ser suficiente para obrigar a equipe a pensar na empresa número dois.