Die 20 wichtigsten Webdesign-Anforderungen, die jede RFP-Antwort enthalten muss

Sie haben in letzter Zeit viele Beiträge über die Anforderungen, Verträge und Vorschläge eines Website-Designs gesehen. Was steckt dahinter?

Denn wer ein erfolgreiches Website-Design auf den Markt bringen will, braucht mehr als Bilder, Texte und Softwarecode. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Webdesign-Anforderungen, die jede Antwort auf eine Angebotsanfrage (RFP) enthalten muss.

Der Erfolg eines Website-Designs ist ein direktes Ergebnis einer soliden Dokumentation und eines strukturierten Prozesses

Die Durchführung eines effektiven Webdesign-Projekts beginnt und endet mit einer soliden Dokumentation. Diese solide Dokumentation kann in Form einer Leistungsbeschreibung, eines Vertrags oder eines Angebots vorliegen. Der Name dieses Dokuments ist weniger wichtig als die darin enthaltenen Informationen.

Unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen oder ein kleines Unternehmen sind, ist eine solide Dokumentation erforderlich, um jedes Webprojekt auszuführen, das innerhalb des Budgets, der Aufgaben und der Zeit liegt.

Je mehr Sie im Verkaufsprozess auf das Dokument achten, desto reibungsloser und einfacher wird der gesamte Prozess für alle Beteiligten. Hier in diesem Artikel beleuchten wir die Bewertung und Überprüfung der Antworten auf Ausschreibungen (RFP). Guck mal!

Auswertung von RFP-Antworten

Das Überprüfen und Auswerten von RFP-Antworten klingt einfach? Aber in Wirklichkeit klingt es einfacher, als es tatsächlich ist, wenn Sie es üben.

Wenn das Team, das das Projekt abwickelt, um Angebote von verschiedenen Designagenturen bittet, kann es sich mit der Aufgabe der Bewertung von Webdesign-Vorschlägen überfordert fühlen. Ok, sie fühlen es nicht nur – aber in Wirklichkeit kann es überwältigend sein.

Je größer die Anzahl der RFP-Verletzungen, desto größer die Variationen und der Antwortpool innerhalb dieser Vorschläge. Hoffentlich wurde am Ende, wenn sie in die engere Wahl gezogen wurden, vor dem Versenden der RFP eine kurze Liste von Webentwicklern erstellt, die diese Zahl begrenzt hält und den gesamten Überprüfungsprozess ein wenig einfacher macht.

Sobald Sie einen Website-Vorschlag erhalten haben, stellen Sie Ihnen am besten einige wichtige Fragen, um loszulegen. Zu diesen Fragen gehören in der Regel

• Ist es möglich, den Vorschlag innerhalb des im Projekt angegebenen Zeitplans vorzulegen?
• Liegt dieser Vorschlag innerhalb der Budgetbeschränkungen des Projekts?
• Erfüllt die RFP-Antwort, die Sie erhalten, alle Anforderungen an ein Website-Design?
• Ist die RFP-Antwort gut geschrieben und leicht verständlich?
• Wurde die RFP-Antwort, die Sie erhalten, professionell präsentiert?
• Wurde die Antwort innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens übermittelt?

Die oben gestellten Fragen sind zweifellos Fragen auf hohem Niveau, aber sie helfen, jede Webdesign-Firma zu eliminieren, die eindeutig seltsam ist. Eine unvollständige, verspätete oder unprofessionelle RFP-Antwort sollte ein Warnsignal für eine mögliche Website-Entwicklung geben. Betreffen Sie auch eine RFP-Antwort, die einen doppelten oder dreifachen Preis Ihres Budgets angibt.

Nachdem Sie nun alle Antworten erhalten und den Firmen, die eindeutig nicht geeignet sind, eine rote Flagge gegeben haben, ist es jetzt an der Zeit, alle RFP-Antworten gründlich zu überprüfen, damit Sie die RFP-Antworten leicht vergleichen können mehr Äpfel zu Äpfeln.

Webdesign-Anforderungen, die in jeder RFP-Antwort zu finden sind

Es gibt unterschiedliche Längen von RFP-Antworten. Es ist also besser, sich nicht auf die Seitenzahl oder den Textumfang zu konzentrieren. Was am wichtigsten ist, ist die Lösung und der Inhalt, der in der Antwort präsentiert wird.

Denken Sie bei der Überprüfung von RFP-Antworten immer daran, dass jede Antwort einige wichtige Elemente eines Webprojekts abdeckt. Stellen Sie sicher, dass diese Webdesign-Anforderungen die unten angegebenen Details enthalten, aber nicht darauf beschränkt sind.

Projektplan:

Dies muss eine hochrangige und eine riesige Liste von Projektaufgaben enthalten. Obwohl es sich nur um einen ersten Plan handelt, wird er nicht so detailliert sein wie der endgültige Plan selbst, aber er sollte genügend Details enthalten, damit Sie den Ablauf von Build, Entwicklung, Design und Entdeckung leicht verstehen können.

Projektmanagement-Tools:

Es muss eine ordnungsgemäße Liste der Projektmanagement-Tools der Designagentur vorhanden sein. Jedes Unternehmen hat ein anderes Projektmanagement-Toolset, da innerhalb eines Unternehmens viele großartige Optionen zur Verfügung stehen. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass der Projektmanagementprozess richtig strukturiert ist und die gegebenen Aufgaben, Termine und Eigentümer so dokumentiert werden, dass sie leicht verständlich sind.

Teammitglieder:

Verschiedene Designagenturen bieten unterschiedliche Strukturen für ihre Teams an. Je größer die Webdesign-Agentur ist, desto größer ist das Projektteam, das daran arbeitet. Als Einkäufer ist es für Sie wichtig zu wissen, wer in Ihrem Team mit Ihnen zusammenarbeiten wird und welche Arbeitskapazitäten diese bieten. Es ist nicht notwendig, einen vollständigen Lebenslauf von jedem Teammitglied zu haben, aber zumindest haben Sie eine Liste der Personen, die in den kommenden Monaten mit Ihnen zusammenarbeiten.

Basistechnologie und Content-Management-System:

Wenn in der Ausschreibung Ihrer Website keine gewünschte CMS-Lösung angegeben wurde, ist dies ein wesentlicher Bestandteil des Angebots. Stellen Sie sicher, dass die RFP-Antworten ein vollständiges CMS Ihrer Wahl und alle zusätzlichen Technologien auflisten, die für die Bereitstellung und Codierung der neuen Website erforderlich sind. Beachten Sie besonders alles, was proprietär ist. Geben Sie einem proprietären CMS-Paket sofort eine rote Flagge, da es Sie für die Lebensdauer der Website an diesen Webentwickler bindet.

Leistungen:

Dies ist eine weitere sehr wichtige Liste, da sie angibt, was Ihnen geliefert wird, wenn Sie live gehen. Dies kann das verwendete Plug-in, das Volumen der Inhaltsmigration, Designvorlagen und vieles mehr im Zusammenhang mit dem Projekt umfassen.

Liste der Funktionalitäten:

Dies ist eine weitere sehr wichtige Liste, wenn die Website, die Sie entwerfen werden, mehr als eine einfache Broschüren-Website ist. Je komplexer Ihre Website ist, desto detaillierter sollte die Funktionalitätsliste sein.

Inhaltsmigration:

Wenn das Website-Projekt eine Inhaltsmigration umfasst, denken Sie daran, aufzulisten, wie viele Inhalte auf Ihre neue Website migriert werden. Dies kann Anhänge, Benutzer, Ereignisse, Produkte, Beiträge, Seiten usw. umfassen. Wenn Umfang und Art der Inhalte nicht definiert sind, entstehen sowohl für Sie als auch für die Designagentur zusätzliche Kosten und Umfangsschleichen.

DIES:

Vergessen Sie niemals SEO! Dies könnte 301-Weiterleitungen, Meta-Definition, On-Page-Optimierung, für die Seitenzuordnung erforderliche Schlüsselwörter und Schlüsselwortrecherche umfassen. Wenn Sie auf organisches SEO setzen, schützen Sie diese Traffic-Quelle während der Neugestaltung. Dies lässt sich am besten und einfachsten bewerkstelligen, indem sichergestellt wird, dass dieses Thema während des Projektantrags- und Scoping-Prozesses an erster Stelle steht.

Bildnutzung:

Es ist wichtig, die Zuweisung und das Eigentum an den Bildern, die der Designer im Rahmen des Webdesign-Projekts verwendet hat, genau zu verstehen. Fragen Sie die Webdesign-Agentur nach der Person, die für die Platzierung, Bearbeitung, den Kauf und die Auswahl von Bildern verantwortlich ist. Dies wird von Projekt zu Projekt variieren, daher ist es besser, dies in einem frühen Stadium klar zu definieren.

Ausschlüsse:

Es ist zwar nicht notwendig, Ausschlüsse in jeden von Ihnen gemachten Vorschlag aufzunehmen, aber vergessen Sie nicht, sie aufzulisten, wann immer Sie und der Kunde einen Punkt besprochen haben, der nicht in das Website-Projekt einfließt. Dies schützt den Käufer im späteren Prozess, verdeutlicht aber auch Ihre Leistungen für den Kunden.

Mobile Reaktionsfähigkeit:

Heutzutage ist keine Website ohne mobile Reaktionsfähigkeit vollständig. Es sollte der Hauptteil jeder modernen Website sein. Aber es variiert je nach Größe der Website. Es gibt viele große Unternehmen, die eine separate mobile App oder Website haben. Es ist in Ordnung, wenn Sie keine separate mobile Website haben, stellen Sie sicher, dass der von Ihnen entworfene Vorschlag eine Sprache enthält, die eine an Tablets und Telefone angepasste Anzeige problemlos verwalten kann.

APIs oder/und Integration von Drittanbietern:

Große und mittelständische Unternehmen haben normalerweise eine große Anzahl von Software- und Systempaketen in ihrer Organisation. Diese Systeme werden verwendet, um einfach mit der neuen Website zu kommunizieren, indem Daten synchronisiert, gepusht und gezogen werden. Wenn manchmal APIs oder Integrationen verwendet werden müssen, stellen Sie sicher, dass das Angebot das Drittsystem, die Datenübertragung, die Datenpunkte und die verantwortliche Partei definiert.

Zeitlicher Ablauf:

Jede Webangebotsantwort muss eine Liste enthalten, die dem Meilenstein des Projekts entspricht. Dadurch wird dem Käufer mitgeteilt, wie viel Zeit für die Fertigstellung jedes Meilensteins benötigt wird und ob das Projekt Ihrem vorgegebenen Zeitplan entspricht.

Meilensteine:

Wenn Meilensteine ​​festgelegt sind, arbeitet das Team effektiver daran, das Ziel in jeder Phase des Website-Designprozesses zu erreichen, bevor es mit der nächsten Phase fortfährt. Typische Meilensteine ​​sind in der Regel Beta-Tests und/oder Einführung, Content-Migration, Theme-Codierung, Grafikdesign, Informationsarchitektur, Discovery und Go-Live.

Verzögerungen:

Projektverzögerungen sind in der Regel sowohl auf den Entwickler als auch auf den Kunden zurückzuführen. Es ist wichtig zu verstehen, wie diese Verzögerungen erfolgreich gehandhabt werden können und wie sich dies auf den Zeitrahmen und das Budget des gesamten Webdesign-Projekts auswirkt.

Zahlungsbedingungen:

Wenn es sich um ein kleineres Website-Projekt handelt, muss der Käufer 50 % zu Beginn des Projekts und 50 % nach Abschluss des Projekts bezahlen. Auf der anderen Seite basieren die Zahlungen bei größeren Website-Projekten auf festgelegten Zeitplänen oder Meilensteinen. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen in Ihrem Angebot klar definiert sind.

Kosten:

Die Ausgaben umfassen in der Regel Archivbilder, Plug-in-Lizenzen, Hosting-Gebühren, Domain-Gebühren und/oder Reisekosten. Stellen Sie sicher, dass jede einzelne Ausgabe im Angebot genau beschrieben werden muss und dass der Käufer für die Zahlung verantwortlich ist.

Benutzerschulung:

Wenn der Benutzer neu im CMS ist, kann der Vorschlag einige Richtlinien zum Schreiben von Schulungsunterlagen, interaktiven Schulungssitzungen oder/und Online-Schulungstools enthalten. Denken Sie daran, dass die Schulungsmethodik mit der Ihrer Benutzerbasis übereinstimmen muss.

Garantiezeit:

Die Gewährleistungsfrist deckt normalerweise die Korrektur von Softwarefehlern innerhalb der Website ab. Garantiezeitraum, normalerweise auf einen bestimmten Zeitraum von Tagen festgelegt und muss im Vertrag oder Angebot angegeben werden. Diese Garantie würde die Codierung durch den Website-Entwickler abdecken, jedoch keine Erweiterungen oder Plug-Ins von Drittanbietern.

Laufende Wartung:

Verwechseln Sie Wartung niemals mit Garantiezeit; Sie unterscheiden sich stark von der Garantiezeit. Ein Wartungsvertrag muss jährlich oder monatlich bezahlt werden und wird verwendet, um Webentwicklern im Laufe der Zeit Updates für das System und die Software bereitzustellen. Für WordPress-Websites würde die laufende Wartung die Aktualisierung der gesamten WordPress-Kernsoftware und aller auf der Website installierten Plug-Ins umfassen. Die laufende Wartung umfasst bei Bedarf auch persönliche Unterstützung, Berichterstattung, Backups, Überwachung und Sicherheit.

Post-Live-Support bei Bedarf:

Es ist nicht notwendig, dass jedes Unternehmen einen Wartungsvertrag braucht oder will. Anstelle eines Wartungsvertrags verlangen einige Unternehmen einen On-Demand-Post-Live-Support. Dies wird normalerweise auf Stundenbasis abgerechnet und über ein Supportsystem oder Ticket verwaltet.

Nächste Schritte im Website-RFP-Prozess:

Nachdem Sie alle RFP-Antworten durchgegangen sind und sich auf den ausgewählten Lieferanten eingegrenzt haben, ist es jetzt an der Zeit, sich auf den nächsten Schritt zu konzentrieren, nämlich die Aushandlung der letzten Details und Verträge.

Auch wenn das Internet voller Empfehlungen zu Vertragsverhandlungen ist, lassen Sie sich nicht in Kleinigkeiten aufhalten. Es ist wichtig zu bedenken, dass dieser Schritt der letzte Schritt ist, bevor Sie eine lange Partnerschaft mit dem ausgewählten Webentwickler eingehen.

Diese Verhandlung konzentriert sich auf die Lösung offener Probleme oder Fragen, die Ihnen wiederum eine solide Grundlage für den Beginn des Design- und Implementierungsprozesses bieten. Gehen Sie in Vertragsverhandlungen und achten Sie darauf, offene Fragen zu klären und Unklarheiten zu klären.

Wenn das ausgewählte Projektteam beim Project Scoping gute Arbeit geleistet und den richtigen Entwickler ausgewählt hat, dürfen die Verhandlungen nicht mehr als eine Unterschrift sein. Falls das Team die falsche Webdesign-Agentur ausgewählt hat, kann sich das Projekt als ausreichend erweisen, um das Team dazu zu zwingen, über die Firma Nummer zwei nachzudenken.