Ваш путеводитель по эффективному общению на рабочем месте

Эффективное общение необходимо независимо от того, где вы находитесь или с кем вы можете говорить.

Однако на рабочем месте коммуникативные навыки, возможно, являются единственной личной чертой, которая может определить успех вашей карьеры. Фактически, отсутствие эффективной коммуникации может подорвать другие факторы, такие как эффективность, цели, а также моральный дух компании.

Термин «хорошие коммуникативные навыки» используется настолько часто, что люди не уверены в его значении. Хорошие коммуникативные навыки указывают на способность понимать инструкции и передавать информацию простым, но недвусмысленным способом. На самом деле коммуникативные навыки — это первое, что интервьюеры оценивают в кандидате.

Элементы эффективной коммуникации

Часто люди забывают, что хорошие коммуникативные навыки представляют собой нечто большее, чем «умение хорошо говорить». Конечно, знание языка необходимо для эффективного общения. Но есть много других элементов эффективного общения.

Активное слушание

Общение — это дорога с двусторонним движением. Вот почему слушать так же важно, если не больше, как и говорить. На рабочем месте вам нужно слушать человека перед вами, чтобы понять его мыслительный процесс. Без активного слушания вы можете сказать что-то не по теме, что приведет к недопониманию. Один из лучших способов практиковать активное слушание — задавать вопросы. Вы также можете перефразировать то, что они сказали, и повторить это им. Это убедит собеседника в том, что вы поняли, о чем он пытался сообщить.

Терпение

Вы столкнетесь с разнообразной группой людей на своем рабочем месте. Во время разговора может быть неприятно и ошеломляюще, когда кажется, что вы не можете донести свою точку зрения. Следовательно, важно практиковать терпение не только к другим, но и к себе. Вы не можете ожидать, что все, кого вы встретите, поймут вас с первого раза. Не торопитесь и заставьте их понять. Это особенно важно, если вы занимаете руководящую должность, например, менеджера или руководителя группы. Вы должны быть терпеливы со своей командой, чтобы они чувствовали себя уверенно и могли общаться с вами более открыто. Открытое общение необходимо для совместной работы.

Ясность и сплоченность

Прежде чем начать какой-либо разговор на рабочем месте, убедитесь, что за ним стоит цель. Держите в голове заметку о том, чего вы пытаетесь добиться от этого общения. Составьте план пунктов, которые вы хотите донести. Потому что, как бы ни было важно передать правильное сообщение, также важно сделать это четко и связно. Отсутствие ясности приведет только к путанице и ошибкам, что в конечном итоге приведет к задержкам и принятию неверных решений. Независимо от того, разговариваете ли вы с коллегой, начальником или подчиненным, помните, что разговор должен быть четким и по существу. Ясность приведет к тому, что все будет сделано своевременно.

Сочувствие

Работа в команде означает, что вы также должны быть открыты для идей других людей. Поэтому независимо от того, согласны вы с ними или нет, вам нужно найти в себе силы быть открытыми для их идей и мнений. Даже когда вы с кем-то не согласны, вы должны уважать его мнение. Да, это легче сказать, чем сделать. Но вам нужно сопереживать человеку, поставить себя на его место, чтобы понять, почему он мог поступить определенным образом. Более того, вы всегда можете задать вопросы, чтобы лучше понять их ситуацию.

Положительный настрой

У всех нас бывают плохие дни или дни, когда мы плохо себя чувствуем. Хотя можно дать себе некоторое время, чтобы вернуться в привычный ритм, не переносите эту энергию на работу. Не позволяйте этому влиять на то, как вы общаетесь с людьми на работе. Старайтесь сохранять позитивный настрой на работе независимо от того, что может происходить в вашей личной жизни. С другой стороны, если у вас есть проблемы с людьми на работе, говорите об этом! Обратитесь к этим людям и найдите способ обойти это и преодолеть свои проблемы. Что бы вы ни делали, просто помните о ситуации. Потому что, если вы решите подавить его, ваши проблемы будут только расти, до такой степени, что обременят вас и, следовательно, усугубят ситуацию.

Тон голоса

Тон голоса является важнейшим элементом в процессе общения. Это может задать все настроение разговора. Например, если вы начинаете разговор раздраженно или агрессивно, весьма вероятно, что человек, с которым вы разговариваете, отреагирует так же. Тон голоса включает эмоции, которые вы включаете, а также громкость, которую вы используете. Одно предложение может иметь несколько значений в зависимости от вашего тона, а также слов, которые вы решили подчеркнуть. Кроме того, тон голоса применим не только к разговорам с коллегами, но и к работе с клиентами. Особенно, если вы не хотите усугублять ситуацию с уже разгневанным клиентом, вам нужно поговорить с ним спокойно.

Честность и Открытость

Хорошее общение требует, чтобы люди были честными и открытыми друг с другом. Постарайтесь быть непредвзятым, когда разговариваете с кем-то. Возьмите на себя обязательство понять их точку зрения, прежде чем делать поспешные выводы или огрызаться на них, приводя к бессмысленному спору. Попробуйте договориться и найти золотую середину. Непредвзятый подход к каждому разговору приведет к более успешным результатам. Кроме того, всегда будьте честны. Если у вас возникли проблемы с чем-то на работе, обратитесь к HR или вашему менеджеру. Укажите на то, что может вас беспокоить. Если вы пойдете с честным подходом, они это почувствуют и будут искренне участвовать в разговоре.

Как внедрить эффективную коммуникацию на работе

Вам, как работодателю, важно приложить усилия для эффективного общения на рабочем месте. В конце концов, эффективное общение ведет к продуктивному рабочему пространству. Но когда вы имеете дело с таким количеством людей одновременно, это может быть немного ошеломляюще. Это потому, что все они различаются по характеру, мыслительным процессам, способностям к пониманию, трудовой этике и так далее.

Вот несколько способов, с помощью которых вы можете организовать эффективную коммуникацию между вашими сотрудниками:

Программы обучения сотрудников

Как упоминалось ранее, каждый сотрудник индивидуален. Не обязательно, чтобы все были социальными или обладали интерактивными способностями. Иногда нужно вывести это из людей. Отличный способ сделать это — организовать программы обучения сотрудников на работе. Эти программы могут подсказать людям, как расслабиться друг перед другом и чувствовать себя более комфортно в общении. Сотрудники могут узнать, как эффективное общение может повысить уровень их производительности. Ваша программа может состоять из таких тем, как навыки слушания, основы общения, онлайн-общение и т. д.

Подавать пример

Один из лучших способов привлечь сотрудников с помощью эффективного общения — подать пример. Моделирование хорошего и эффективного общения перед вашими сотрудниками может быть отличным способом поощрения социального обучения. Это особенно применимо к малым предприятиям и компаниям, где характер и отношение работодателя могут иметь большое влияние на мышление работника. Большая часть их работы связана с повседневным общением лицом к лицу.

Следовательно, если работодатель подает хороший пример, сотрудники будут следовать ему. Сотрудники будут моделировать свое поведение в соответствии с примером, поданным их начальником. С другой стороны, если вы работаете в крупной компании — вы можете объединить новых сотрудников со старыми сотрудниками, которые уже практикуют эффективную коммуникацию.

Супервайзеры

Еще один эффективный способ внедрить эффективные коммуникативные навыки на рабочем месте — назначить сотрудников с эффективными коммуникативными навыками на руководящие или руководящие должности. Будучи руководителем группы или руководителем, эти сотрудники могут передавать эти навыки своим коллегам. В результате команды или группы, за которые они будут нести ответственность, доведут дело до конца. Более того, когда сотрудники увидят, что людей повышают до руководящих должностей, это не только установит правильную планку для каждого сотрудника, но и побудит их усерднее работать над своими навыками.

Оценка эффективности

Оценка эффективности — отличный источник мотивации для сотрудников. Политика, которую могут реализовать работодатели, заключается в том, чтобы включать коммуникативные навыки и эффективность в свои отчеты о производительности или оценки. Таким образом, сотрудники будут мотивированы работать над своими коммуникативными навыками и достигать своих целей. Вы также можете ставить цели для сотрудников и давать им стимулы для достижения этих целей. Вы можете предложить вознаграждение или настроить программу вознаграждения для сотрудников, которые достигают своих целей в общении.

Командообразующие упражнения

Упражнения по тимбилдингу — отличный способ сблизить людей и узнать друг друга. И чем лучше связь между сотрудниками, тем лучше они общаются друг с другом. Вовлекайте свои команды и сотрудников в мероприятия, которые заставят их работать слаженно, чтобы укрепить их связь друг с другом.

Упростите каналы связи

Большинство компаний используют строгие каналы связи и цепочки, которые затрудняют свободное общение внутри организации. Постоянный мониторинг их каналов связи, таких как электронная почта, мгновенные сообщения, неактивные каналы и т. д., только добавит ненужного стресса вашим сотрудникам. Создавайте каналы трудоустройства, через которые легче пройти и которые не перегружают сотрудников. Сделать высшее руководство более открытым и доступным для подчиненных. Когда каналы связи будут проще, сотрудники будут чаще общаться, что приведет к улучшению их коммуникативных навыков.

Проводите сеансы один на один

Доказано, что сотрудники с большей вероятностью будут говорить и общаться, когда с ними разговаривают лично. Как менеджер, вы должны проводить частые встречи один на один со своими работодателями. Будь то новый сотрудник, пришедший на работу новичком, или сотрудник, проработавший в вашей компании последние 4 года. Находите время для всех. Сохраняйте спокойствие и уравновешенность на протяжении всего сеанса. Поддерживайте естественный зрительный контакт и заставьте собеседника чувствовать себя комфортно.

Внедрите систему обратной связи

Одностороннее общение может зайти так далеко. Отправка сообщений, электронных писем, информационных бюллетеней и т. д. — они отправляют только одну сторону сообщения. Внедрите систему обратной связи в систему вашей компании. Поощряйте сотрудников к участию и отправке отзывов, побуждайте их задавать вопросы. Это не только заставит их чувствовать себя услышанными, но и позволит им лучше общаться с руководством. Это можно сделать с помощью онлайн-форм или во время совещаний сотрудников. Этот метод также отлично подходит для принятия некоторых подлинных улучшений и идей, которые можно принять во внимание.

Независимо от области, в которой мы работаем, у всех нас разные стили и способы общения. Сотрудники проводят большую часть своего дня, работая в офисе. Помочь им оставаться на связи с миссией и видением организации — это один из способов повысить вовлеченность сотрудников. Чем более открыты и эффективны каналы связи на рабочем месте, тем лучше мы можем справляться со слухами и отсутствием доверия, которые возникают, когда сотрудники чувствуют, что их не слышат или не держат в курсе.