Ibland blir du mer produktiv om du blir avbruten
När du arbetar med avsikt bakom det du gör, är avbrott vanligtvis bara bra för att kasta dig bort från det viktiga du jobbar med. För det mesta blir du mindre produktiv om du blir avbruten.
Förutom när de inte gör det. Även om det nästan alltid är jobbigt att bli avbruten, hur konstigt det än kan låta, gör avbrott dig ofta mer produktiv.
Under de senaste månaderna har jag letat igenom en ogudaktig mängd forskning om hur vi fokuserar och vad som händer när vårt fokus spårar ur. Jag har upptäckt, i processen, att det finns två fall där avbrott är mycket mer produktiva än de ser ut på ytan:
- När de är relaterade till det vi för närvarande arbetar med;
- När de hjälper andra att lossna.
För det första är avbrott ofta produktiva när de är relaterade till det vi för närvarande arbetar med. När vi är sugna på en uppgift och blir avbrutna kan det ta oss så lång tid som 26 minuter att komma tillbaka på rätt spår. 1 Men detta är bara fallet när avbrottet inte är relaterat till projektet vi för närvarande arbetar med. När avbrottet har att göra med det vi arbetar med i det ögonblicket kan det spara oss tid. Någon kanske avbryter oss för att meddela oss om något de upptäckt som kan hjälpa oss, eller kanske ger oss information som vi kan använda för att spara tid själva. Och även om avbrottet inte hjälper oss direkt, eftersom vi inte behöver byta mentala sammanhang för att ta hand om det, kan vi komma tillbaka på rätt spår nästan omedelbart. Vi behöver inte byta fram och tillbaka.
Avbrott är också ofta produktiva eftersom de, även om de är jobbiga för oss, leder till att våra kollegor får betydligt mer gjort. Avbrott är ett nödvändigt ont för att samarbeta. Arbetet vi gör existerar inte i ett vakuum; vi är en del av ett ekosystem av människor som arbetar mot ett gemensamt mål. Även om att bli avbrutna spårar ur vår personliga produktivitet, flyttar nödvändiga avbrott ändå det övergripande projektet framåt, eftersom vi kan ge någon annan den information de behöver för att göra ett bra jobb. Och, i sin tur, att kunna avbryta andra människor låter oss flytta våra egna uppgifter framåt när vi behöver få information från andra människor.
Allt som sagt, avbrott är vanligtvis dyrare än de är till hjälp. Den genomsnittliga personen arbetar med tio projekt samtidigt – givet detta ligger oddsen på att ett avbrott relaterar till det du jobbar med runt 10 %. 2 Och när vi gör kunskapsarbete för att leva är vår produktivitet vanligtvis resultatet av hur länge vi kan fokusera på bara en sak.
Men det motsatta är fallet om du arbetar med ett projekt som är hypersamarbetsvilligt, eller om de avbrott du får är relaterade till det projekt du för närvarande arbetar med (kanske för att dina medarbetare arbetar för att leverera samma sak).
Medan att bli avbruten brukar göra dig mindre produktiv, är verkligheten i praktiken lite mer nyanserad. Avbrott är vanligtvis en smärta – men i vissa fall är de mer produktiva än de känner.