Topp 20 webbdesignkrav som varje RFP-svar måste inkludera
Du har nyligen sett många inlägg om kraven, kontrakten och förslagen för en webbdesign. Vad är orsaken bakom det?
Detta beror på att om du vill lansera en framgångsrik webbdesign behöver du mer än bilder, texter och mjukvarukod. Nedan är de översta webbdesignkraven som varje Request for Proposal (RFP)-svar måste innehålla.
Framgången för en webbdesign är ett direkt resultat av solid dokumentation och strukturerad process
Att genomföra ett effektivt webbdesignprojekt börjar och slutar med en gedigen dokumentation. Denna solida dokumentation kan vara i form av arbetsbeskrivning, kontrakt eller förslag. Namnet på detta dokument är mindre viktigt än informationen i dokumentet.
Oavsett om du är ett stort företag eller ett litet företag, är gedigen dokumentation nödvändig för att utföra alla webbprojekt som är inom budget, på uppdrag och i tid.
Ju mer du uppmärksammar dokumentet i försäljningsprocessen, desto smidigare och enklare kommer hela processen att gå till alla inblandade. Här i den här artikeln belyser vi utvärderingen och granskningen av Request for Proposal (RFP)-svar. Ta en titt!
Utvärdera RFP-svar
Att granska och utvärdera RFP-svar låter enkelt? Men i själva verket låter det lättare än vad det faktiskt är när du övar på det.
Om teamet som hanterar projektet ber om offerter från olika designbyråer kan uppgiften att utvärdera webbdesignförslag känna dem överväldigade. Ok, de känner det inte bara – men i verkligheten kan det vara överväldigande.
Ju större antal RFP-skador, desto större variationer och svarspool inom dessa förslag. Förhoppningsvis gjordes i slutändan en kort lista över webbutvecklare innan anbudsförfrågan skickades ut som kommer att hålla denna numrerade begränsad och göra hela granskningen lite lättare.
När du väl har fått ett förslag på en webbplats är det bättre att ställa några avgörande frågor för att komma igång. Dessa frågor inkluderar vanligtvis
- Är det möjligt att lämna förslaget inom den tidslinje som anges i projektet?
- Är detta förslag inom ramen för projektets budget?
- Uppfyller RFP-svaret du får alla krav på en webbdesign?
- Är RFP-svaret välskrivet och lätt att förstå?
- Har RFP-svaret du får presenterat på ett professionellt sätt?
- Lämnades svaret inom den angivna tidsramen?
Frågorna ovan är utan tvekan frågor på hög nivå, men det hjälper till att eliminera alla webbdesignföretag som är helt klart udda. Ett ofullständigt, sent eller oprofessionellt RFP-svar bör ges en röd flagga om potentiell webbplatsutveckling. Berör också ett RFP-svar som anger ett pris två gånger eller tre gånger din budget.
Nu när du har fått alla svar och även har gett en röd flagga till företagen som uppenbarligen inte passar, är det nu dags att se över varje RFP-svar noggrant så att det blir lätt för dig att jämföra RFP-svar i ett mer äpplen till äpplen sätt.
Webbdesignkrav som måste titta i varje RFP-svar
Det finns olika längder på RFP-svar. Så det är bättre att inte fokusera på antalet sidor eller volymen av text. Det som är viktigast är lösningen och innehållet som presenteras i svaret.
När du granskar RFP-svar, kom alltid ihåg att varje svar täcker några viktiga delar av alla webbprojekt. Se till att dessa webbdesignkrav inkluderar, men inte är begränsade till, detaljerna nedan.
Projekt plan:
Detta måste innehålla en hög nivå och en enorm lista med projektuppgifter. Även om det bara är en initial plan så kommer den inte att vara lika detaljerad som den slutliga planen själv, men det bör finnas tillräckligt med detaljer så att du enkelt kan förstå flödet av byggande, utveckling, design och upptäckt.
Projektledningsverktyg:
Det måste finnas en ordentlig lista över designbyråns projektledningsverktyg. Varje företag har olika verktyg för projektledning, eftersom det inom ett företag finns massor av bra alternativ. Det mest avgörande är att se till att det finns en ordentlig struktur på projektledningsprocessen och de givna uppgifterna, datumen och ägarna kommer att dokumenteras på ett sätt som är lätt att förstå.
Lagmedlemmar:
Olika designbyråer erbjuder olika strukturer för sina team. Ju större webbdesignbyrån blir desto större har de projektteamet som arbetar med det. Som köpare är det viktigt för dig att veta vem som kommer att arbeta med dig i ditt team och vilken kapacitet de kommer att tillhandahålla. Det är inte nödvändigt att ha ett fullständigt CV för varje gruppmedlem, men du har åtminstone en lista över personer som arbetar med dig under de kommande månaderna.
Baslinjeteknik och innehållshanteringssystem:
Om RFP för din webbplats inte specificerade en önskad CMS-lösning, eftersom detta kommer att vara en väsentlig del av förslaget. Se till att RFP-svaren listar ett komplett valfritt CMS och all ytterligare teknik som behövs för att distribuera och koda den nya webbplatsen. Lägg särskilt märke till allt som är proprietärt. Ge genast en röd flagga till ett proprietärt CMS-paket, eftersom det låser dig till den webbutvecklaren under hela webbplatsens liv.
Leveranser:
Detta är en annan viktigast lista eftersom den talar om vad som kommer att levereras till dig när du går live. Detta kan inkludera plug-in som används, volym av innehållsmigrering, designmallar och mycket mer relaterade till projektet.
Funktionslista:
Detta är en annan viktigast lista om webbplatsen du ska designa är mer än en enkel broschyrwebbplats. Ju mer komplex din webbplats är, desto mer detaljerad bör funktionalitetslistan vara.
Innehållsmigrering:
Om webbplatsprojektet kommer att omfatta innehållsmigrering, kom ihåg att lista ut hur mycket innehåll som kommer att migreras till din nya webbplats. Detta kan inkludera bilagor, användare, evenemang, produkter, inlägg, sidor och så vidare och så vidare. Om innehållets volym och karaktär inte är definierad kommer det att orsaka extra kostnader och omfattningskrypning för dig såväl som för designbyrån.
DETTA:
Glöm aldrig SEO! Detta kan inkludera 301-omdirigeringar, metadefinition, optimering på sidan, sökord som krävs för sidkartläggning och sökordsforskning. Om du förlitar dig på organisk SEO, skydda denna trafikkälla under omdesignen. Det bästa och enklaste att göra detta är att se till att detta ämne är centrerat och först under projektförslaget och omfattningsprocessen.
Bildanvändning:
Det är viktigt att noggrant förstå tilldelningen och ägandet av bilderna som designern använde inom webbdesignprojektet. Fråga webbdesignbyrån om vem som ansvarar för placering, redigering, köp och urval av bilder. Detta kommer att variera projekt till projekt så bättre att tydligt definiera detta i ett tidigt skede.
Undantag:
Även om det inte är nödvändigt att inkludera undantag i varje förslag du gör, men glöm inte att lista det när som helst du och kunden diskuterade något som inte ingår i webbplatsprojektet. Detta hjälper köparen att skydda i den senare processen, men förtydligar också dina leveranser för kunden.
Mobil lyhördhet:
Idag är ingen webbplats komplett utan mobil respons. Det borde vara huvuddelen av alla moderna webbplatser. Men det varierar beroende på storleken på webbplatsen. Det finns många stora företag som har en separat mobilapp eller hemsidor. Det är ok, om du inte har en separat mobilwebbplats, se till att förslaget du designar måste innehålla ett språk som enkelt kan hantera display anpassad för surfplattor och telefoner.
API:er eller/och tredjepartsintegration:
Företag och medelstora företag har vanligtvis ett stort antal mjukvaru- och systempaket inom sin organisation. Dessa system används för att enkelt kommunicera med den nya webbplatsen genom att synkronisera, pusha och dra data. Om API:er eller integration behöver användas ibland, se till att förslaget definierar tredje parts system, dataöverföring, datapunkter och ansvarig part.
Schema:
Varje webbförslagssvar måste innehålla en lista som motsvarar projektets milstolpe. Detta kommer att berätta för köparen hur mycket tid det krävs för att slutföra varje milstolpe och om projektet kommer att ligga i linje med din givna tidtabell.
Milstolpar:
Om det finns fastställda milstolpar kommer teamet att arbeta mer effektivt för att nå målet i varje steg av webbdesignprocessen innan de går vidare i nästa steg. Typiska milstolpar inkluderar vanligtvis beta-testning eller/och lansering, innehållsmigrering, temakodning, grafisk design, informationsarkitektur, upptäckt och start.
Förseningar:
Projektförseningar beror vanligtvis på både utvecklaren och kunden. Det är viktigt att förstå hur man framgångsrikt hanterar dessa förseningar och hur det kommer att förändra den övergripande webbdesignprojektets tidslinje och budget.
Betalningsvillkor:
Om det finns ett mindre webbplatsprojekt måste köparen betala en 50% betalning i början av projektet medan 50% efter slutförandet. Medan å andra sidan, om det finns större webbplatsprojekt, baseras betalningar på fastställda tidpunkter eller milstolpar. Se till att betalningsvillkoren är tydligt definierade i ditt förslag.
Utgifter:
Kostnaderna inkluderar vanligtvis stockbilder, plugin-licenser, hostingavgifter, domänavgifter och/eller resor. Se till att det måste finnas korrekta detaljer om varje kostnad i förslaget och att köparen är ansvarig för betalningen.
Användarutbildning:
Om användaren är ny på CMS kan förslaget innehålla några riktlinjer för att skriva utbildningsdokumentation, interaktiva utbildningssessioner eller/och onlineutbildningsverktyg. Tänk på att träningsmetoden måste matcha din användarbas.
Garantiperiod:
Garantiperioden täcker vanligtvis korrigering av eventuella programvarubuggar på webbplatsen. Garantiperiod, vanligtvis inställd på en viss period av dagar och måste anges i kontraktet eller förslaget. Denna garanti täcker kodning av webbplatsutvecklaren, men inte tredjepartstillägg eller plugin-program.
Löpande underhåll:
Blanda aldrig ihop underhåll med garantiperiod; de skiljer sig mycket från garantiperioden. Ett underhållsavtal måste betalas på års- eller månadsbasis och det används för att tillhandahålla webbutvecklare uppdateringar av systemet och programvaran över tid. För WordPress-webbplatser skulle det löpande underhållet innefatta uppdatering av hela WordPress-kärnprogramvaran och eventuella plugin-program installerade på webbplatsen. Det löpande underhållet inkluderar även personlig assistans, rapportering, säkerhetskopiering, övervakning och säkerhet vid behov.
Post-Live Support vid behov:
Det är inte nödvändigt att varje företag behöver eller vill ha ett underhållsavtal. I stället för ett underhållsavtal kommer vissa företag att kräva en on-demand post-live support. Detta faktureras vanligtvis på timbasis och hanteras via ett supportsystem eller biljett.
Nästa steg involverade i RFP-processen för webbplatsen:
Efter att du har gått igenom hela RFP-svaren och avgränsat den valda leverantören, är det nu dags att fokusera på nästa steg som är att förhandla fram slutliga detaljer och kontrakt.
Även om Internet är fullt av rekommendationer om kontraktsförhandlingar, stanna inte upp i processens detaljer. Det är viktigt att komma ihåg att detta steg är det sista steget innan man inleder ett långt partnerskap med den valda webbutvecklaren.
Denna förhandling koncentrerar sig på att lösa eventuella öppna frågor eller frågor, vilket i sin tur ger dig en solid grund för att starta design- och implementeringsprocessen. Gå in i kontraktsförhandlingar och ägna uppmärksamhet åt att lösa eventuella öppna frågor och klargöra eventuella förvirringspunkter.
Om det valda projektteamet har gjort ett bra jobb med projektomfattning och de valt rätt utvecklare, får förhandlingarna inte vara mer än en signatur. Om i fall teamet har valt fel webbdesignbyrå, kan projektet visa sig tillräckligt för att tvinga teamet att tänka på företag nummer två.