Den ultimata guiden för att skriva RFP för webbdesign (Request for Proposal)

Ibland är det som spelar roll inte frågan som ställs; det handlar mer om hur du ställer en specifik fråga i första hand. När du kliver in i en värld av webbdesign måste du välja dina ord noggrant.

Allt du säger kan alltid tas på flera olika sätt. Till att börja med, för att undvika att ge ut en ganska udda betydelse måste tonvikten ligga på ditt val av ord.

Mätningen av framgång kan vägas ut utifrån vad du känner äger mer värde. En enorm framgång mäts alltid innan projektet påbörjas, och även innan kontrakten ens har undertecknats. När du skapar en webbplats, lika viktig som design- och utvecklingssektionen är, har du förplaneringen och valet av leverantör som en jämlik.

Utveckla RFP, snälla.

Med enklast möjliga ord står RFP för ”Request for Proposal”. I allmänhet används denna term för att göra en begäran om ett detaljerat förslag av ett eller flera projekt för olika leverantörer. Ännu viktigare, det anses vara en gedigen möjlighet att hjälpa dig själv genom att förse ett företag med en lista över behov, mål, krav och hur de kan vara till din hjälp.

Bottom-line är att det hjälper dig att beskriva förändringen du vill se på din webbplats och hur du visualiserar förändringarna för att hjälpa dig själv och dina tittare.

Element för att utforma en anbudsförfrågan

En RFP (Request for Proposal) anses vara en ganska vanlig operationsprocedur för att skaffa en lista över potentiella kunder som kan få en viss uppgift som du tänker tilldela utförd inom en fastställd budgetgräns inom ett visst tidsfönster som är tillgängligt för dem. Detta följs upp av en enkel fråga-och-svar-period innan det är slutgiltigt vilken klient som får vara med i handlingen; innehåller mer information om vad de registrerar sig för.

Nedan är en lista som innehåller några saker som du kanske vill överväga när du bygger ditt förslag. Det är inte alls nödvändigt för dem att följas i samma ordning, eller ens nödvändigt att bocka av dem alla från listan, även om en övervägande kommer att ge dig det bästa av de bästa resultaten.

Översikt

• 1 En kort introduktion Låter bra, eller hur?: Var inte blyg för att introducera ditt företag för hela idén med RFP. Gör det till saken, ange inte bara vad du vill utan också varför du ber dem att utföra denna uppgift. Försök dessutom att nämna dina problem som; om du vill få din webbplats omdesignad, vad är det då som får den nuvarande att verka som ett drag.

• 2 Bakgrundshistorier är mycket nödvändiga: Gå igenom beskrivningen av vilka tjänster/produkter ditt företag tillhandahåller. Betona vad som gör dig unik och hur du vill förnya din webbplats eller vad det nu är du tänker ändra eller lägga till.

  Det är viktigt att beskriva dina värderingar eftersom det hjälper dig att hitta en organisation som tillför värde för att passa in i både dina mål och processer. Inte nödvändigtvis företaget du väljer specialiserar sig på just det området av webbdesign, men om du lyckas få en plats i en av deras nischer kan de överväga att ge några rekommendationer.

• 3 mål i åtanke och din målgrupp anpassad: Detta är superenkelt, eftersom allt det kräver är en bakgrundshistoria om vad du tänker åstadkomma, vilka faktorer du vill betona, och viktigast av allt vad som kommer att bidra till att få en ton av framgång i dina ögon? Försök också att lägga in några detaljer om vilken typ av marknad eller åldersgrupp du har i åtanke som din publik, eftersom detta kommer att hjälpa företaget mycket att skapa något liknande eller en exakt kopia av det du vill ha. Om dessa frågor har besvarats i ditt förslag har du inget att oroa dig för.

  Betydelsen av denna speciella beskrivning är en guide baserad på hur du formulerar vad du önskar uppnå med denna process och tar dig ett steg närmare den.

• 4 Att hålla supporten på gång: När du har fått det du ville betyder inte att du bara glömmer företaget du var i konstant kontakt med hela tiden medan du behövde deras hjälp. När din webbplats väl har lanserats är ett typiskt drag att hålla din leverantör engagerad i något slags pågående avtal för support, utbildning och pågående utveckling eller helt enkelt alla tre nämnda. Du måste tänka praktiskt och vara lite mer realistisk. Lanseringen av din webbplats är bara början på processen, det du behöver fokusera på är exakt hur du planerar att dirigera en tillräcklig mängd trafik till din nya webbplats.

  Allt beror på dina planer angående din lansering; som om du behöver annonsera och marknadsföra ditt projektlansering så kanske du vill titta in hos företag som tenderar att tillhandahålla kompletta tjänster, inte bara designa och bygga webbplatsen utan också arbeta med dig för att hjälpa till att maximera värdet av den efteråt.

• 5 Bestäm en budget: Detta borde vara ganska enkelt jämfört med andra uppgifter. Det måste finnas en fast budget som du har satt i åtanke för alla uppgifter du vill ha slutfört, tillsammans med en specifik summa extra pengar ifall du känner att du behöver lägga till några funktioner eller göra några ändringar under redigeringen.

• 6 Hmm, vad håller mina rivaler på med?: Ta inte det här steget på fel sätt; detta är definitivt inte ett steg som bör tas av de svaghjärtade. I allmänhet är detta inte så att du kan lägga märke till idéer du kan kopiera, utan mer som att du borde veta vad du möter och vad dina tittare kan jämföra dig med. Om det är jämförbart, vad får båda sajterna att framstå som något liknande och hur kan du få din webbplats att sticka ut för att uppmärksammas som ett blickfång.

• 7 Dags för en kontroll av min webbplatsanvändare: Att hålla en kontroll- och balansekvation på gång här är mer än nödvändigt. Men det betyder definitivt inte att om du inte får några klagomål om webbplatsen så är dina tittare nöjda. I det här fallet bör du överväga något som en undersökning då och då för att titta på vad folk har att säga. När du har hört dem, fokusera på att faktiskt agera efter vad de har sagt och göra deras upplevelse bättre.

Lösningar är inte lika viktiga som att dina mål definieras

Fördelen med att föra en lista över mål fungerar som en demonstration av deras kompetens och beslutsprocess, som båda spelar en stor roll i valet av ett företag. Tänk på det så här; du försöker kontakta företag för deras expertis när det gäller webbdesign och digital marknadsföring, vilket i slutändan leder dig till frågan om varför de skulle behöva veta hur du tycker att allt ska se ut och fungera. Det är klart att företaget du väljer bör vara experter på området och aldrig behöva din vägledning, de borde vägleda dig.

Allt måste inte vara en ord-för-ord-jämförelse

Så du har många erbjudanden från olika företag, bra jobbat! Bara för att du har många alternativ att välja mellan, ger det dig inte passet att föreslå respondenterna att pressa in allt i ett snävt kontrollerande format för att göra jämförelser av alla slag. Det stora problemet med den metoden är hur den tenderar att sudda ut de verkliga styrkorna och svagheterna hos företaget du pratar med.

Ge i mer sammanhang än vad du normalt skulle göra

I allmänhet tenderar alla som ger mer bakgrundshistoria att få mer arbete gjort av det effektivt. Till exempel vill du ha en massiv ökning av din sökrankning. I det här specifika fallet skulle du börja med att ge dem en uppfattning om vad den aktuella statusen för din sökrankning är, hur rankar du nu? Eller vilka är dina främsta konkurrenter och hur tror du att du kan ta dig ur det?

På samma sätt föreslog du ett lanseringsdatum och du behöver allt gjort före det specifika datumet. Försök att nämna vikten av datumet om varför du anser att du inte är villig att förlänga tidsfristen? Har du ett event planerat som du tänker hålla efter att lanseringen är lyckad? Eller har du markerat det i dina böcker som en godtycklig intern deadline som du känner att du måste hålla dig till?

Låt oss överväga de tre ”Be’s”

För att förenkla detta på det enklaste och snabbaste sättet som möjligt, gå igenom listan över de tre Be’s jag har här för dig:

• Var realistisk: Att rusa in i saker kommer inte att ta dig till din slutdestination någon gång snart; Det kan jag garantera dig. Detta skapar bara en begränsning i mängden tid och uppmärksamhet som företaget kan tänkas överväga att ge dig, vilket som ett resultat innebär att du helt enkelt skadar dig själv. Du måste ha allt planerat ordentligt.

  Det är mycket viktigt att hålla allt sagt på det mest respektfulla sättet, så för den delen bör du lista en budget och undersöka lite om att hålla realistiska budgetar innan du sätter en fast gräns eftersom det lätt kan slå tillbaka. Detta gör det enklare för företag att räkna ut om de passar beskrivningen för ditt projekt, och vice versa, innan de går vidare i utredningen.

• Var öppen: Om du hellre föredrar allas åsikter framför ditt förslagsformat och lista över lösningar, kanske du går miste om några riktigt fantastiska lösningar.

  Varje företag visar sig vara bäst genom att välja mellan att ge dig svaret genom att använda orden du vill höra och att tillhandahålla de bästa lösningarna utifrån ditt företag och din målgrupp.

  Anledningen till att du föreslog att du skulle kontakta ett externt företag för vad du än behöver göra för dig eftersom dina teammedlemmar inte är experter på webbdesign. Eftersom de är främmande för hur du har valt att köra ditt system bör du vara glad när de utmanar uppgiften du har tilldelat med nya kreativa tips och ställer frågor som är svåra för dig att hitta svar på! Alla bra företag kommer att vara uppdaterade om de hetaste trenderna på marknaden för att ta med dig till bordet; några är du inte ens medveten om ännu.

• Var respektfull: Det här, det här är det. Om du inte respekterar företaget du kontaktar, ha då inga höga förväntningar på ett e-postmeddelande med ett positivt svar för dig som helst, eller något svar alls för den delen. Du måste tänka på var du har många alternativ för företag att välja mellan, de har också utan tvekan många kunder att välja mellan. Om du binder dem på många sätt genom att lägga till en lista med överbelastade begränsningar och ger en hint om att du inte värdesätter deras tid, kommer de förmodligen aldrig att svara på din förfrågan.

Se, nu verkar det inte så komplicerat som du trodde det var.