En fem minuters aktivitet för att upptäcka dina viktigaste uppgifter
Alla uppgifter i ditt arbete är inte skapade lika. Så här rensar du bort de uppgifter på tallriken som är de viktigaste:
- Gör en lista över varje enskild aktivitet du gör i ditt jobb under en viss månad.
- Fråga dig själv: Om du bara kunde göra en sak på din lista över aktiviteter, dag ut, dag in, varje dag, vilken leder dig till att åstadkomma mest? Vilken är den uppgift som tillför mest värde till ditt team och som gör dig mest produktiv? Vilken är den mest följdriktiga?
- Om du bara kunde göra en extra aktivitet på din lista under dagen, vilken är din näst viktigaste aktivitet som tillför mest värde?
- Vilken är din tredje viktigaste aktivitet?
Det här är dina viktigaste uppgifter; de genom vilka du, för varje minut du spenderar på dem, åstadkommer betydligt mycket mer i förhållande till allt annat på din lista.
–
När du gör den här aktiviteten, tänk på några saker:
- Hitta ett sätt att klippa allt annat på din lista. När du kan, sluta göra de aktiviteter som finns kvar på din lista. Om du inte kan, planera sätt att lägga mindre tid på dem. Om något är en distraktion, tämja det. Om du har ett team, delegera så många av de uppgifter som finns kvar på din lista till dem som möjligt. Om du inte har ett team, anlita en praktikant eller en virtuell assistent som hjälper dig. Om något är en distraktion du inte kan tämja, spärra tiden för att ta hand om det. Sätt dig ner på ett kafé, utan din telefon, för att bestämma hur du ska hantera allt annat på listan. Du kommer att tjäna tillbaka den tid du spenderar på att göra detta hundra gånger om.
- Håll dina tre viktigaste aktiviteter synliga någonstans när du internaliserar dem, till exempel på ett papper på ditt skrivbord eller högst upp på din att göra-lista. Detta låter dig överväga vad som faktiskt är viktigt när du arbetar och planerar din dag, och du kan göra dem till fokus för dina tre dagliga avsikter.
- Om något som finns kvar på din lista är roligt, klipp inte av det! Poängen med att investera i din produktivitet är inte att förvandla dig till någon sinneslös robot – det är att låta dig göra mer av det du älskar. Mina tre viktigaste uppgifter är att skriva, undersöka produktivitet och hålla samtal. Utöver detta älskar jag också coaching, även om jag tjänar mindre pengar på det, och jag kan bara hjälpa en person åt gången. Men ärligt talat så bryr jag mig inte riktigt. För att det är kul.
Den här aktiviteten är en som jag driver många av mina coachingkunder genom, och oavsett hur många gånger jag guidar människor genom den, nöjer de sig alltid med att de har tre viktigaste uppgifterna. Ett par personer hittade två viktiga uppgifter, men hittills har ingen haft fler än tre.
Avsätt fem minuter för att prova den här aktiviteten själv. Aktiviteten är enkel, men insikterna den ger är djupgående. Om du är som jag kommer du inte att gå tillbaka till att arbeta på samma sätt efteråt.